Skip to content

Beperk handmatige gegevensinvoer bij verwerking van financiële documenten

Document Capture

Beperk handmatig werk

Administratie digitaliseren

De droom voor iedere financieel medewerker is het beperken van handwerk bij het invoeren van documenten. Document Capture maakt het mogelijk om uw administratie te digitaliseren en naadloos aan te sluiten op uw ERP-systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Voorheen was dit: Microsoft Dynamics NAV. 

Alle relevante documenten worden automatisch verplaatst naar de corresponderende velden in 365 Business Central. Hierdoor worden inkomende documenten snel en efficiënt geregistreerd.

  • Bespaar tijd door de automatische gegevensinvoer
  • Communiceer effectief met leveranciers over de hele wereld
  • Alle documenten geordend op 1 plek voor een gestroomlijnde document afhandeling

Eenvoudige geautomatiseerde factuurverwerking

Document Capture Continia is ook een factuurverwerking software. Het maakt elektronische factuurverwerking mogelijk, waarbij de software automatisch facturen kan inlezen. De software stroomlijnt het verwerken en beheren van inkoopfacturen met veel nieuwe functies, zoals: automatische verkoper detectie, documentoverzichten, binnenkomende registratie en nog veel meer. 

De facturen worden geladen in Business Central. Vervolgens worden de facturen automatisch gelezen, omdat u een vooraf ingestelde template heeft geregistreerd. Met deze informatie haalt Document Capture alle belangrijke informatie uit uw facturen. 

Facturen worden automatisch gekoppeld aan bestaande inkooporders of ontvangstbonnen, zowel goedgekeurd als geboekt, wanneer het bedrag binnen de vastgestelde drempels valt. 

Na dit proces staan de facturen klaar om goedgekeurd te worden.

Fiattering van facturen makkelijk gemaakt

Hoe werkt Document Capture software van Continia?

Document Capture verwerkt al uw verkooporders, inkoopfacturen, facturen en creditnota’s automatisch.

Stap 1: Ontvangen van de documenten 

Vanaf een vooraf ingesteld e-mailadres worden alle documenten gedownload. Het programma ondersteunt veel documentindelingen. Bijvoorbeeld: PDF-bestanden, elektronische facturen en zelfs XML bestanden. 

Wanneer er nog gewerkt wordt met papieren documenten, kunt u deze scannen en deze gegevens worden ook automatisch ingevoerd.  

Stap 2: Inlezen van de documenten

Document Capture herkent de verschillende regels in de documenten. De regels legt u vast. Vervolgens worden deze regels overgebracht naar inkoopregels.

Stap 3: Inladen van de informatie in Business Central

Alle gegevens worden geladen in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle relevante informatie in de documenten worden automatisch verplaatst naar de corresponderende velden in Microsoft Dynamics, waardoor inkomende documenten snel en efficiënt worden geregistreerd.

Facturen direct goedkeuren

Efficiënte goedkeuringsworkflow organisatie breed

Wanneer een factuur is geladen in Business Central, kan hij worden goedgekeurd. Het goedkeuren van facturen kan direct in Microsoft Dynamics 365 Business Central of online worden gedaan door gebruik te maken van een webbrowser.

Hierdoor heeft iedereen binnen de organisatie toegang tot de goedkeuringsworkflow. Goedkeurders kunnen de originele factuur op het scherm zien en accepteren, in de wacht zetten, of doorsturen naar een ander persoon om te bekijken of goed te keuren. Er kunnen ook makkelijk opmerkingen worden toegevoegd.

Met Continia Web Approval Portal kunnen alle medewerkers ook zonder directe toegang tot Microsoft Dynamics Business Central,  toch gebruik maken van dezelfde mogelijkheden om facturen en andere documenten goed te keuren.

Makkelijk te benaderen

Altijd en overal toegang tot uw documenten

Het digitale archief van Continia Document Capture bevat alle PDF-files en ingescande documenten, welke makkelijk kunnen worden benaderd vanuit Microsoft Dynamics 365. U kunt de originele PDF-factuur openen vanuit de geboekte factuur kaart of het grootboek-toegangsscherm in Microsoft Dynamics NAV.

Het digitale archief is volledig geïndexeerd, hetgeen betekent dat u naar welke tekst dan ook kunt zoeken in documenten, zelfs als de informatie niet naar een veld binnen Microsoft Dynamics is verplaatst. 

Hierdoor wordt het mogelijk om te zoeken naar een specifiek referentienummer, serienummer of welke andere informatie dan ook op inkoopfacturen en andere documenten.

Digitaal facturen inscannen met Document Capture

Qexpertise helpt organisaties en bedrijven efficiënter te laten werken door het gebruik van Document Capture software. Vraag een demo aan of vul het contactformulier hiernaast in. Onze experts nemen dan snel contact met u op.

Telefoon

+31 888 881 000

Openingstijden

9:00 - 17:30

Bel mij terug

Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




    Webinar: Exact SRXP

    Laat je gegevens achter en wij sturen je voorafgaand aan het webinar een Microsoft Teams uitnodiging. 




      Webinar: Scan Sys – Inkoopmanagement met Shopper

      Laat je gegevens achter en wij sturen je voorafgaand aan het webinar een Microsoft Teams uitnodiging.