Digitaliseren van inkoopfacturen
ImageCapture for Invoices
Bij veel organisaties en instellingen worden duizenden inkoopfacturen per jaar handmatig gescand en ingeboekt. Dit is een tijdrovende klus voor de medewerkers van de administratie. Bijvoorbeeld wanneer een papieren factuur opgestuurd en geaccordeerd moet worden door budgethouders. Vervolgens verdwijnen deze facturen al snel in het archief en zijn ze niet gemakkelijk terug te vinden.
Het handmatige proces is ontzettend foutgevoelig want facturen raken wel eens kwijt of kunnen fout ingevoerd worden. Daarnaast kost het archiefruimte die beter kan worden besteed.
Vanwege deze nadelen is het verstandiger om inkoopfacturen digitaal te verwerken. Een belangrijk voordeel daarvan is dat dit veel milieuvriendelijker is. Om het digitaliseringsproces te vereenvoudigen is Scan Sys ImageCapture software ontwikkeld.
Integratie met Exact producten
Scan Sys ImageCapture voor factuurverwerking is intelligente scan software die uw administratie vereenvoudigd. Dankzij ImageCapture worden uw inkoop- en verkoopfacturen snel digitaal gescand en geboekt in Exact. Doordat de software naadloos integreert met Exact Globe Next, Exact Financials en Exact Online is periodieke synchronisatie van de stamtabellen niet nodig.
Scan Sys is al jarenlang de specialist op het gebied van inkomende factuurverwerking. Door inkomende facturen automatisch in te scannen en te verwerken bespaart u veel tijd. Het resultaat is dat u altijd inzage heeft in uw administratie.
ImageCapture voor factuurverwerking biedt u als bedrijf de mogelijkheid al uw inkomende facturen automatisch en digitaal te verwerken. Dit heeft uiteindelijk de volgende voordelen:
- Vergaande herkenning op regelniveau;
- Naadloze integratie met Exact producten;
- Matching op bestellingen en ontvangsten;
- Geen fouten meer bij handmatige boekingen;
- Het is milieuvriendelijker dan het handmatige proces;
- Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden;
- Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit.
Herkenning in facturen
Specifiek voor het geautomatiseerd verwerken van inkoop- en omzetfacturen is Scan Sys ImageCapture software ontwikkeld. Met deze factuur scan software krijgt u door OCR (Optical Character Recognition) herkenning in uw facturen. Hierna kunnen facturen automatisch gekoppeld worden aan crediteuren.
Facturen worden zo batchmatig gescand of als digitaal bestand ingelezen. Daarna leest de intelligente OCR factuurherkenning de veldposities zoals factuurnummer, datum en bedragen af. Het is niet nodig om voor uw crediteuren herkenningsmaskers of templates te definiëren. Door de intelligentie van de software is er ook zonder template reeds een zeer hoge graad van herkenning van de verschillende gegevens die op een factuur staan.
Scan Sys ImageCapture Klantencase
“In eerste instantie deden we alleen de facturatie in Exact. We waren al een tijd op zoek naar een oplossing waarmee we alle administratieve processen konden automatiseren. Om facturen automatisch te kunnen verwerken zijn we gebruik gaan maken van Scan Sys ImageCapture. Hiermee hebben we een toekomstbestendige oplossing die de betrouwbaarheid van onze administratie voor honderd procent dekt. We hadden gelijk een goede klik met Qexpertise en dat vertrouwen is nooit geschaad.”
Qexpertise helpt organisaties en bedrijven efficiënter te laten werken door het gebruik van Scan Sys ImageCapture software. Vraag een demo aan of vul het contactformulier hiernaast in. Onze experts nemen dan snel contact met u op.
