Het digitaliseren van uw documentstromen
Bespaar op personeelskosten
Wanneer u een bedrijf runt ontkomt u niet aan de enorme documentenstroom die dit met zich meebrengt. Personeelsdocumenten, loonstroken, facturen, orderbevestigingen etc. AutoDoc HSE digitaliseert de documentenstroom binnen een organisatie.
Het digitaliseren van de documentenstroom levert meerdere voordelen voor uw bedrijf op:
- U hoeft alles maar één keer in te stellen en alle documenten worden vervolgens altijd op dezelfde manier verwerkt;
- Door het automatiseren van handmatige handelingen kunt u besparen op personeelskosten of de tijd van uw personeel efficiënter indelen;
- Alle documenten worden op dezelfde manier verstuurd, gestyled en verwerkt, waardoor er consistentie ontstaat in alle interne- en externe communicatie.
Facturen automatisch opslaan als PDF
AutoDoc HSE is een volwaardig document output afhandelingssysteem. Bewaar alle documenten op één plek. De software haalt vervolgens uit de verschillende documenten input voor bijvoorbeeld facturen. Die vervolgens automatisch opgemaakt worden.
Wilt u graag uw belangrijkste documenten zoals facturen automatisch opslaan als PDF met bijvoorbeeld het factuurnummer als naam? Of een mailing verzorgen, die als eerste kijkt of er gemaild kan worden en anders afdrukt op een printer?
Dit alles is mogelijk met AutoDoc HSE. Met enkele eenvoudige aanpassingen aan uw documenten volstaat het afdrukken naar de AutoDoc HSE printer. De rest doet het programma voor u. AutoDoc HSE kan ook eenvoudig binnen Exact Software worden toegepast.
De styling van documenten en het automatiseren van processen hoeft u maar één keer in te stellen. Alles wordt automatisch verwerkt en verzonden via verschillende kanalen. Zo kunt u automatisch e-mails verzenden, sms berichten, of documenten printen.
Het digitaliseren van uw documentenstroom kan op meerdere manieren. AutoDoc HSE kan voor de volgende toepassingen gebruikt worden:
- Automatisch alle facturen archiveren door op te slaan als PDF (op meerdere locaties)
- Mailings maken met PDF als bijlage (inclusief variabele tekst van uw e-mail bericht)
- Tracking van uw output
- Afdrukken van één document op meerdere printers tegelijkertijd (bijvoorbeeld voor het afdrukken naar verschillende bakken)
- E-mailen, printen, faxen en archiveren met één druk op de knop
- Offertes, orderbevestigingen, pakbonnen, facturen en aanmaningen tegelijkertijd e-mailen, faxen en archiveren en (selectief) printen. Bijvoorbeeld in combinatie met Exact Software (alle versies)
- Print bij iedere pakbon ook een verzendetiket met informatie van de pakbon op een printer
Daarbij is het systeemonafhankelijk, waardoor u niet gebonden bent aan een bepaald ERP-systeem.
AutoDoc HSE
Met AutoDoc HSE automatiseert u het facturatie en communicatie proces van uw organisatie eenvoudig.
Voor uw klant, maar ook voor uw werknemers/collega’s is eenduidige communicatie erg belangrijk. Met AutoDoc HSE kunt u de juiste lay-out geven aan documenten. Hierdoor worden er ook geen fouten meer gemaakte in de communicatiewijze naar klanten toe.
Hiermee bespaart u tijd, kosten en papier. De meeste klanten van Qexpertise gebruiken deze bedrijfssoftware om facturen, herinneringen en orderbevestigingen als pdf per e-mail te verzenden.
Ook voor het versturen van loonstroken vanuit Exact zetten wij graag Autodoc in. U krijgt veel vrijheid en mogelijkheden bovenop de standaard die Exact biedt. Deze oplossing is eenvoudig, flexibel en zeer betaalbaar.
