Wat is ERP?

Wat is ERP

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP ondersteunt de planning en uitvoering van de primaire en ondersteunende processen binnen een grote verscheidenheid aan organisaties (handel, productie, overheid, ziekenhuizen, etc.).
ERP Systemen zijn opgebouwd uit verschillende modules. Voorbeelden zijn inkoop, verkoop, productie, voorraadbeheer, projectbeheer, financiële administratie.

Dankzij ERP kunnen alle deelprocessen in een organisatie in volledige onderlinge samenhang (geïntegreerd) worden uitgevoerd, al dan niet automatisch. Een voorbeeld: ingegeven verkooporders leiden (automatisch) tot inkoop- en/of productieadviezen. Deze adviezen worden (handmatig of automatisch) omgezet in inkoop- en productie-orders. Nadat de voor de verkooporders benodigde items beschikbaar zijn (inkoopontvangsten zijn geregistreerd cq productie is gereed gemeld) kunnen (automatisch) uitleveradviezen voor de verkooporders worden aangemaakt. Nadat (handmatig of automatisch) alle items zijn verzameld en gereedgemaakt voor verzending, worden (automatisch) pakbonnen en verkoopfacturen aangemaakt. Parallel wordt de financiële module grotendeels automatisch gevuld met gegevens uit overige modules (openstaande posten, voorraadwaardes, etc.). Dankzij ERP verloopt het primaire proces binnen een organisatie gestroomlijnder en efficiënter.

Een tweede voordeel van ERP betreft de manier van vastlegging van de diverse bedrijfsgegevens. Artikelen, prijzen, klanten, leveranciers hoeven maar één keer te worden vastgelegd. Als, bijvoorbeeld, verkooporders worden ingegeven, hoeven niet elke keer alle klantgegevens te worden ingevoerd, aangezien het ophalen van een klantcode volstaat om automatisch alle benodigde klantgegevens in te geven op de verkooporder. Bovendien worden minder fouten gemaakt omdat, als de basisgegevens (zoals artikelen, klanten, prijzen, kortingen) eenmaal gedefinieerd en gecontroleerd zijn, deze vervolgens altijd foutloos aan elke nieuwe verkooporder worden toegevoegd.

Een derde voordeel betreft de controles die in het systeem zijn geïntegreerd. Bijvoorbeeld, bij het ingeven van een artikel op een verkooporder wordt, dankzij de integraties met overige modules, gecontroleerd of het betreffende artikel op voorraad is en, indien niet op voorraad, wanneer het naar verwachting beschikbaar is (door ontvangst uit inkoop of gereedmelding van productie).

Een vierde voordeel betreft de mogelijkheid tot ontwikkeling van management-rapportage. Aangezien alle gegevens in één enkele database staan is het relatief eenvoudig deze gegevens tot zinvolle en sturende management-rapportages om te vormen. Eventueel kan een BI-tool hierin een ondersteunende rol spelen.