Inkoopfacturen een hoofdpijndossier? Zo niet meer!

Inkoopfacturen een hoofdpijndossier? Zo niet meer!

Het verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovende en foutgevoelige klus waar de nodige concentratie voor nodig is. Je kunt van minder grijze haren krijgen. Hoe gemakkelijk zou het zijn als je je inkomende facturen in kunt scannen en via een workflow kunt goed- of afkeuren? Document Capture maakt het mogelijk.

Tijdrovend en foutgevoelig

Inkoopfacturen die je organisatie binnenkomen worden traditioneel gezien met de hand ingeboekt, vervolgens moeten ze goedgekeurd worden door de budgethouder en daarna verdwijnen ze in het archief. Tijdrovend, foutgevoelig en niet echt een proces dat nog past in deze tijd van het moderne werken. Als fashionbedrijf wil je je bezighouden met mode, kleding of schoenen en niet met overbodige administratie.

Stroomlijning en automatisering van een lastig proces

Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt hier – nog – geen standaard oplossing voor. Gelukkig zijn er partijen in deze wereld die hierover nadenken en oplossingen bouwen die naadloos aansluiten op TRIMIT Fashion. Zo’n oplossing is Document Capture van Continia. Met Document Capture kun je elke stap van dit lastige proces stroomlijnen en automatiseren: van ontvangst en registratie tot de goedkeuring, het opbergen en natuurlijk het terugvinden in het digitale archief.

Automatische verwerking

Pdf’s die worden gemaild naar een vooraf gekozen mailadres worden automatisch gedownload en verwerkt. Papieren facturen? Die worden gescand en volgen vervolgens dezelfde stroom als de pfd-bestanden. Alle relevante informatie uit de bestanden worden automatisch ingevuld in de juiste velden in TRIMIT Fashion, waardoor je zeker bent van snelle en efficiënte registratie van inkomende facturen. Facturen kunnen bovendien, als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen, automatisch worden gekoppeld aan bestaande inkooporders of ontvangstbonnen.

Gemakt dient de mens

Goedkeuring vindt plaats via een goed doordachte flow en kan worden gedaan van overal ter wereld; de enige voorwaarde is een internetverbinding en een webbrowser. Het digitale archief is eenvoudig te benaderen vanuit TRIMIT Fashion, en is volledig geïndexeerd waardoor je op willekeurig welke tekst in het document kunt zoeken. Gemak dient de mens. Zo kun jij je weer druk maken om dat waar je goed in bent: fashion.

Meer informatie?

Wil je meer weten over TRIMIT Fashion, onze op Microsoft Busines Central gebaseerde oplossing voor de kleding- en mode-industrie? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel met 088 – 888 1000 of mail naar Mike Brüll voor een afspraak. Zorg ik dat de koffie klaar staat.