Vijf tekenen dat uw bedrijf toe is aan een ERP-systeem:
1. U heeft verschillende software-oplossingen voor verschillende processen
Denk een paar minuten na over hoe medewerkers van uw bedrijf informatie registreren, bijhouden en verwerken. Gebruiken boekhouders het ene systeem voor vorderingen en schulden en gebruikt de verkoop een ander systeem om klantorders in te voeren? Is het proces van het aannemen van die orders en het uitvoeren ervan en het boekhouden van een tijdrovend handmatig proces? Gebruiken medewerkers in uw magazijn een heel andere oplossing om verzending en ontvangst bij te houden?
Wanneer verschillende front- en back-end systemen afzonderlijk draaien, kan dit schade toebrengen aan de processen die bedoeld zijn om ervoor te zorgen dat uw bedrijf soepel verloopt. Zonder nauwkeurige gegevens van verkoop kan voorraadbeheer eronder lijden, terwijl het niet hebben van de nieuwste informatie uit de boekhouding een rimpeleffect kan veroorzaken op alles, van marketingbudgetten tot salarisadministratie.
ERP-software integreert deze systemen zodat elke bedrijfsfunctie afhankelijk is van één database. Met één bron van informatie die nauwkeurige, realtime gegevens bevat, breekt een ERP-oplossing informatielogjams op, helpt het personeel sneller betere beslissingen te nemen en maakt het hun tijd vrij om aan meer hoogwaardige activiteiten te werken, zoals het bedrijf helpen nog sneller te groeien.
2. U heeft geen gemakkelijke toegang tot informatie over uw bedrijf
Als iemand u vraagt wat uw gemiddelde verkoopmarge is, hoelang duurt het dan voordat u erachter komt? Hoe zit het met andere belangrijke prestatiestatistieken, zoals orders per dag of verkopen tot nu toe? Voor bedrijven die vertrouwen op systemen met spreadsheets die voortdurend handmatig moeten worden bijgewerkt en afgestemd, kan het lang wachten zijn.
Het tempo van het bedrijf is sneller dan ooit tevoren, wat betekent dat werknemers in uw hele bedrijf onmiddellijk toegang nodig hebben tot belangrijke gegevens. Met een ERP-oplossing kunnen leidinggevenden op elk moment een volledig beeld krijgen van de bedrijfsvoering, terwijl andere medewerkers de informatie kunnen krijgen die ze nodig hebben om hun werk effectiever te doen. Verkopers moeten bijvoorbeeld de volledige transactiegeschiedenis van een klant kunnen bekijken en de verlengingspercentages proactiever kunnen verbeteren, terwijl de upsell- en cross-sellmogelijkheden worden vergroot.
3. Boekhouden duurt langer en is ingewikkelder
Vaak komen de eerste opvallende tekenen dat uw bedrijf ERP-software nodig heeft van uw boekhoudafdeling. Als uw werknemers vertrouwen op papieren facturen en verkooporders en elke week uren besteden aan het handmatig invoeren ervan in verschillende boekhoud- en verkoopsystemen, moet u eens een inschatting maken van de hoeveelheid tijd die wordt verspild aan taken die ERP-software aankan.
Hetzelfde geldt voor financiële rapportage: als het eeuwen duurt om financiële informatie tussen systemen te consolideren of samen te voegen en dat dan ook nog via talloze spreadsheets, kan een ERP-oplossing een aanzienlijke impact hebben. Met alle financiële gegevens in één database hoeven boekhouders geen uren te besteden aan bijvoorbeeld het opnieuw aanmaken van nummers of het handmatig combineren van gegevens. Uw boekhouders zullen productiever zijn en het zal tijd vrijmaken om hun werk op te leveren zonder vertragingen en frustratie. Ontdek de mogelijkheden van Exact Financials.
4. Verkoop en de klantervaring lijden
Naarmate bedrijven groeien, is een van hun grootste uitdagingen vaak voorraadbeheer. Ervoor zorgen dat de juiste hoeveelheid producten op het juiste moment op de juiste locatie is, is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.
Wanneer verkoop-, voorraad- en klantgegevens afzonderlijk worden bijgehouden, kan dit ernstige problemen veroorzaken binnen uw bedrijf. Als u een populair product niet meer voorradig heeft, is de verkoop uitgeschakeld totdat de volgende zending arriveert. Als een klant belt om te informeren naar een bestelling en werknemers deze niet kunnen volgen om te zien of deze is verzonden of zelfs op voorraad is, begint uw bedrijf een slechte reputatie voor betrouwbaarheid en service te ontwikkelen.
Met een ERP-systeem hebben medewerkers op elke afdeling daarentegen toegang tot dezelfde, actuele informatie. Klantgerichte vertegenwoordigers moeten vragen van klanten kunnen beantwoorden over de bestel- en verzendstatus, betalingsstatus, serviceproblemen, enz., zonder dat ze de telefoon hoeven op te hangen en contact moeten opnemen met een andere afdeling. Sterker nog, klanten moeten gewoon online naar hun account kunnen gaan en statusinformatie kunnen bekijken. Ondertussen kan de magazijnmanager zien dat de voorraad laag wordt en kan hij opnieuw bestellen.
5. Uw IT-beheer is te complex en tijdrovend
Een van de grootste nadelen van het hebben van meerdere systemen in uw bedrijf is dat IT-beheer een nachtmerrie kan worden. Het aanpassen van deze systemen, het integreren ervan en het onderhouden ervan met patches en upgrades is complex en zeer zeker niet efficiënt.
Als uw lappendeken van systemen verouderde bedrijfssoftware bevat, kunnen systeemupgrades meer problemen opleveren dan ze waard zijn. Deze updates zijn niet alleen duur en tijdrovend, maar ze kunnen ook aanpassingen ongedaan maken die door IT-medewerkers zijn geïmplementeerd. Daarom is het geen verrassing dat twee derde van de middelgrote bedrijven verouderde versies van hun bedrijfssoftware gebruiken.
In plaats van meer software en complexiteit toe te voegen aan een al ineffectief systeem, kan ERP-technologie u de flexibiliteit geven om snel in te spelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Daarom is het van cruciaal belang om een Cloud gebaseerde ERP-provider als Exact te selecteren. Met Exact software zijn systeemupdates geen probleem meer en zijn nieuwe functies eenvoudig toe te voegen naarmate uw bedrijf groeit en verandert.
Bij Qexpertise hebben wij dé expertise in huis om u te voorzien van het juiste ERP-systeem.
Wilt u meer weten? Neem dan contact op via 088 888 1000 of info@qexpertise.nl
