Wat is het ideale startmoment voor het digitaliseren van mijn facturen?

Veel bedrijven die overwegen een overstap te maken naar het digitaal verwerken van hun binnenkomende facturen, stellen dezelfde vraag; Wanneer is het beste moment om te starten? In de praktijk merken wij dat er altijd wel een reden te bedenken is om niet meteen te starten met het scannen van de inkoopfacturen. Veel gehoord zijn; ‘We hebben nog een ander project wat meer prioriteit heeft’, ‘Daar wil ik pas op 1 januari mee gaan starten’ of ‘Wij ontvangen nog niet voldoende facturen digitaal per e-mail’.

Zeker dat laatste is een kip/ei verhaal. Als je niet begint met een oplossing voor het digitaal verwerken van facturen, ga je ongetwijfeld ook je leveranciers nog niet aanmoedigen om facturen digitaal aan te leveren. Het startmoment voor de introductie van Invoice Management binnen een bedrijf of organisatie is soms echt ‘een ding’. Hier is overigens ook vaak wel wat voor te zeggen. Buiten de normale werkzaamheden gedurende het hele jaar, staan de eerste vier maanden van het jaar in het teken van de jaarafsluiting, die er bij veel bedrijven toch nog even bij gedaan moet worden. Toch is 1 januari vaak heilig binnen organisaties voor de aanvang van nieuwe projecten, zeker voor de digitalisering van inkomende facturen. Maar is dit nu eigenlijk wel zo handig?

Het nieuwe boekjaar is het ideale startmoment

Het lijkt ideaal om op 1 januari over te stappen op het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Op deze manier heb je een duidelijke scheiding vanaf welke periode je facturen digitaal beschikbaar hebt en welke facturen nog in het fysieke archief staan. Maar is dit wel zo ideaal als dat het lijkt? Op vrijwel iedere financiële afdeling is januari een drukke maand. In deze maand worden, naast de normale werkzaamheden, de laatste facturen van het voorgaande jaar geboekt en de voorbereidingen voor de jaarafsluiting getroffen. In de laatste twee weken van december is de bezetting binnen veel organisaties bovendien erg dun en ook dat is niet altijd even handig.

Wat is dan wel het ideale startmoment?

Het moment dat je gaat starten, bepaal je uiteraard altijd zelf. Een geheel digitaal boekjaar is natuurlijk een mooi streven, maar zeker geen verplichting. Een boekjaar is en blijft vooral een administratieve ‘verplichting’ en niet een praktische, harde scheidslijn. Iedere gebruiker die is overgestapt van het traditioneel verwerken van facturen naar digitale factuurverwerking, komt een keer op het heikele punt dat er een factuur wordt gezocht die dateert van de periode voordat men gestart is. Juist dit scenario geeft meteen antwoord op de boven gestelde vraag. Nee, er is geen ideaal moment om te starten of eigenlijk beter; ja, ieder moment is ideaal om te starten. Het moment dat iemand een factuur zoekt die nog dateert van net voor het startmoment van digitaliseren, komt toch wel. Of je nu in januari begint, in april of juli. Iedereen loopt tegen dat moment aan en denkt dan nog maar één ding; was ik maar eerder begonnen met digitaliseren, dan had ik die factuur allang teruggevonden…