Qexpertise Synergy E-mail Upload Tool

Situatie standaard binnen Exact Synergy Enterprise

Het is mogelijk om binnenkomende email (automatisch) te laten uploaden naar de database van Exact Synergy Enterprise. Voorwaarde is uiteraard dat het mailadres van de afzender bekend is binnen Exact om de e-mail direct aan de juiste klant te koppelen. Regelmatig komt het voor dat deze functionaliteit niet consequent werkt waardoor (tijdelijk) bepaalde email niet wordt binnengehaald. Dit is een onwenselijke situatie. Zeker wanneer het e-mails betreft die van grote waarde zijn voor de organisatie, bijvoorbeeld offerte aanvragen.

Om dit probleem op te lossen, heeft Qexpertise een eigen interface gebouwd tussen Exact Synergy Enterprise en MS Outlook.

De interface maakt het mogelijk om zelf definities aan te maken op het moment dat er een fout ontstaat in het upload proces. Denk hierbij aan het ontbreken van klantherkenning, medewerker herkenning en/of het niet kunnen aanmaken van een document.

Op al deze fouten is het mogelijk om zelf te bepalen wat er op dat moment gedaan moet worden. Ook blijft de upload functie in de interface van Qexpertise altijd AAN staan. Dit is nu met de standaard interface van Exact niet het geval. Zodra er in de standaard functionaliteit een fout ontstaat, wordt de upload functie uitgezet voor alle e-mails. Naast dat de binnenkomende mail automatisch wordt bewaard op de juiste plaats in de database, is het mogelijk om direct -volledig geautomatiseerd- een proces te starten.

seut

seut-2

Een aantal instellingen dient aanwezig te zijn voordat een e-mail geüpload kan worden naar Exact Synergy Enterprise.

Enkele van deze instellingen zijn:

  • Mapnaam > de interface moet weten welke Outlook map uitgevoerd moet worden
  • Gebruiker > de interface moet weten van welke user de inbox uitgelezen moet worden
  • Type > de interface moet weten in welke document map in Exact Synergy Enterprise de mail moet worden gezet.

Deze instellingen worden allemaal centraal vastgelegd in Exact Synergy Enterprise. De instellingen hoeven dus niet meer per MS Outlook cliënt ingegeven worden.

Omdat de interface rechtstreeks op de MS Exchange server wordt gebouwd, is er geen afhankelijkheid van lokale installaties van MS Outlook. Vaak is er een lokaal probleem waardoor het uploaden niet meer werkt. Dit wordt voorkomen omdat het uploaden in een centrale applicatie verloopt.

Voordelen Qexpertise Synergy E-mail Upload Tool

  • Belangrijke binnenkomende mail gaat nooit verloren
  • Uploaden van email wordt te allen tijde uitgevoerd
  • Medewerkers hoeven niet handmatige acties uitvoeren om email te uploaden
  • Het uploaden kan niet uitgezet worden
  • Op basis van binnenkomende mail kan automatisch een (vervolg)proces worden gestart

Aanschaf tool € 1.000,-

Onderhoud € 200,- per jaar

Huur tool € 37,50 per maand (incl. onderhoud)