Exact SXRP: Declaraties centraal met Exact Software

Tijdbesparing, en dus ook kostenbesparing op het declaratieproces. 
Veelal is het declaratieproces nog een handmatig proces dat begint met een papieren bon die op een A4’tje, samen met wat andere bonnetjes, wordt geplakt en via een foto of scan worden ingediend bij de financiële administratie. Het verwerken van deze bonnen is een tijdrovend werk. Denk aan het toetsen van het gedeclareerde bedrag tegen het declaratie beleid aan, het overnemen van de gegevens naar de boekhouding, onleesbare bonnen nabellen, etc.
Veel gehoorde punten zijn:

  • Bonnen raken kwijt;
  • Typefouten bij het overnemen van de gegevens van de bonnen;
  • Declaraties worden meermalen heen en weer gestuurd via mail of gewoon op papier;
  • De doorlooptijd van declaratie naar betaling duurt lang;
  • Veel tijd kwijt aan toetsen op de geldende declaratie regels;
  • Pas zeer laat zicht op de kosten gemaakt in de afgelopen periode;

Door declaratie software in gebruik te nemen, wordt bovenstaand proces een stuk eenvoudiger. Er zijn veel minder handelingen nodig om de declaratie uiteindelijk betaalbaar klaar te zetten. Naast het proces zijn er ook andere zaken die tijd kosten voor de financiële administratie, denk aan het overzicht houden op de uitgaven gedurende de maand, het afletteren van Creditcard uitgaven, boeken van de gemaakte kosten in de boekhouding. Iedereen heeft hier wel een beeld bij.

Exact Softwareheeft voor het declaratieproces een passende oplossing. EXACT SXRP. Door het declaratieproces onder te brengen in EXACT SXRP breng je het declaratieproces terug naar 3 stappen en het brengt veel voordelen met zich mee:

  1. Controle op uitgaven gedurende de maand. Je kunt direct ingrijpen wanneer een medewerker te veel kosten maakt gedurende de maand.
  2. Creditcardstatements automatisch afletteren.
  3. Automatische handhaving van het declaratiebeleid.
  4. Vier-ogen-principe.
  5. Instellen van maximaalbudget per medewerker.
  6. Instellen welke kosten een medewerker mag declareren. Bijvoorbeeld alleen overnachtingen en lunch of diner.
  7. Invoer van door de medewerker in te voeren verplichte velden die context meegeven aan de declaratie en ook zo bewaard worden.
  8. Naleving van wet- en regelgeving, denk hierbij aan de WKR-ruimte die gebruikt kan worden
  9. Integratie met de boekhouding in Exact.
  10. Automatische buitenlandse btw-teruggave

Al met al voor de administratie een tijd- en kostenbesparende investering. Maar ook belangrijk, voor de medewerker een simpeler proces waardoor deze zijn geld eerder terug heeft. Dit draagt bij aan tevreden medewerkers. Een win-winsituatie!

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op. Bel ons op 088 888 1000 of mail naar info@qexpertise.nl 

Bron: Exact Software

Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Bel mij terug

Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.