Scansys Imagecapture is intelligente software waarmee je ingediende onkosten- en reiskostendeclaraties van medewerkers geautomatiseerd kunt verwerken en kunt goedkeuren. Daarbij integreert ImageCapture met jouw boekhoudsysteem en maakt gebruik van de aanwezige data om geautomatiseerd een declaratieboeking aan te maken. Door het proces van indienen, controleren en goedkeuren van declaraties te automatiseren, worden fouten voorkomen en wordt er kostbare tijd bespaard op het administratieve proces van declaratieverwerking.
Verwerken van bonnetjes, controleren van reiskosten en het berekenen van declaratiebedragen, met het geautomatiseerde declaratieproces bespaar je op al deze punten tijd.
Gevolg is dat declaraties eerder verwerkt zijn, eerder worden uitbetaald aan de medewerkers en er een actueel inzicht is in de uitgaven. Met ImageCapture is dit proces namelijk te automatiseren, direct vanaf het indienen van een declaratie.
Met een handige app kunnen de medewerkers een foto van de betreffende bon maken of een kilometervergoeding laten berekenen en deze dan ook direct indienen. Alle beschikbare declaratiegegevens worden aansluitend automatisch ingelezen in ImageCapture met de digitale bon of reiskostenberekening als bijlage. Denk bijvoorbeeld aan de bruto- en Btw-bedragen, de datum, betaalwijze, omschrijvingen en meegegeven coderingen. Ook eventuele voorafgaande goedkeuringsinformatie van de declaratie, wordt hierbij direct verwerkt. Dit resulteert in een geautomatiseerd boekingsvoorstel in ImageCapture.
In ImageCapture kan er direct worden beoordeeld of de declaratie na boeking nog aanvullende goedkeuring binnen ImageCapture workflow behoeft en op welke wijze de boeking moet worden aangemaakt.
Dit kan bijvoorbeeld een inkoopboeking zijn waarbij de medewerkers als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling.
Vervolgens kan de declaratie met behulp van ImageCapture Workflow een goedkeuringsproces ondergaan. Hierbij kan er een opmerking of vraag bij de declaratie geplaatst worden. Naast het goed- en afkeuren van de declaratie kan je in het workflow-proces van ImageCapture ook een vraag stellen aan een collega, een opmerking mee geven aan de declaratieboeking of deze delegeren aan een andere collega. Na goedkeuring wordt deze informatie, de zogenaamde audit trail, gekoppeld als bijlage aan de betreffende boeking.
De declaratie kan vervolgens met behulp van ImageCapture Workflow een goedkeuringsprocesondergaan. Hierbij kan de declaratie voorzien worden van een opmerking of vraag. In het workflow-proces van ImageCapture bestaat, naast het goed- en afkeuren van de declaratie, de mogelijkheid om een vraag te stellen aan een collega, een opmerking mee te geven aan een declaratieboeking of deze te delegeren aan een andere collega. Na goedkeuring wordt deze informatie, de zogenaamde audit trail, gekoppeld als bijlage aan de boeking.
De voordelen van digitaal declareren en goedkeuren met ImageCapture software:
· Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
· Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
· Koppeling met handige app voor het indienen en goedkeuren van declaraties
· Volledig geïntegreerd met de meest gebruikte financiële systemen en ERP applicaties
· Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit
· Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden
Heb je naar aanleiding van dit bericht vragen of wil je ondersteuning? Neem dan contact met ons op!
Wij zijn te bereiken via telefoon (088 888 1000), mail (info@qexpertise.nl) of via de chat!
Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
