Operationele Rapportages

Operationele Rapportages.

Sumatra toont in één oogopslag wat uw aandacht behoeft. Vragen worden altijd binnen hetzelfde scherm beantwoord. Alle detailinformatie is direct beschikbaar.

Waar standaard rapporten en Excel aan de oppervlakte blijven, gaat u met Sumatra juist de diepte in. Omdat Sumatra gebruikers beschikken over complete en up-to-date informatie, wordt er niets aan het toeval overgelaten. Doordat medewerkers goed geïnformeerd zijn, kunnen zij hun werkzaamheden sneller en beter uitvoeren.

De noodzaak van goede rapportages

Veel bedrijven en organisaties onderschatten de noodzaak van goede operationele rapportages. Vaak wordt nog gebruik gemaakt van traditionele Excel rapporten en de bekende ‘lijstjes’, die meestal ook nog eens achteraf worden verspreid. Informatie is dus altijd verouderd en in veel gevallen ontbreekt de noodzakelijke toelichting.

Wat doen medewerkers als belangrijke informatie ontbreekt?

  • Bellen met de administratie?
  • Aanvullende rapporten raadplegen?
  • Het opzoeken in de boekhouding?
  • Of gaan ze gokken dat het klopt?

Complete informatie

Met Sumatra beschikken alle medewerkers over complete informatie. Iedereen is dus altijd tijdig en volledig geïnformeerd. Dit resulteert in een betere dagelijkse bedrijfsvoering.

Geschikt voor Exact

Sumatra is uitermate geschikt om te koppelen met Exact Globe en Exact Synergy. Deze databases zijn al volledig door ons in kaart gebracht, zodat u snel en eenvoudig zelf rapporten maakt. Mede omdat er geen datawarehouse nodig is, is de implementatietijd van Sumatra kort. Vaak is enkele dagen al voldoende om een uitgebreide set aan operationele rapportages te maken.

Wilt u meer informatie over Sumatra Software? Neem dan gerust contact op via info@qexpertise.nl

Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Bel mij terug

Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




    Autodoc HSE

    Autodoc HSE.

    Met AutoDoc HSE automatiseert u het facturatie en communicatie proces eenvoudig. Hiermee bespaart u tijd, kosten en papier. Veel klanten  gebruiken Autodoc om facturen, herinneringen en orderbevestigingen als pdf per e-mail te verzenden. U krijgt veel vrijheid en mogelijkheden bovenop de standaard die Exact biedt. Autodoc is eenvoudig, flexibel en zeer betaalbaar.

    Autodoc is een pasklare toepassing voor het organiseren van uw complete documentstroom. De eindgebruiker drukt af naar de AutoDoc HSE printer en de rest wordt geregeld. Alle handelingen van een printopdracht worden daarmee geautomatiseerd.Autodoc

    • PDF bestanden worden volledig automatisch aangemaakt
    • 99 verschillende document lay-outs
    • Het systeem ondersteunt meerdere talen
    • Maakt gebruik van grafische bestanden
    • Ondersteunt het maken van een PDF bestaand uit meerdere pagina’s

     

    Meer weten over Autodoc HSE?

    Neem dan contact op met uw accountmanager of bel naar Qexpertise via ons telefoonnummer: 088-8881000

    Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

    Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

    Bel mij terug

    Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




      Workspaces in Exact Synergy

      Exact

      Workspaces in Exact Synergy.

      Zakelijk succes draait om een goede samenwerking en het effectief delen van informatie. Het wordt daarbij steeds belangrijker dat iedereen binnen het bedrijf over dezelfde informatie beschikt. Maar hoe deelt u alles optimaal? Met Exact Synergy workspaces.

      Vernieuwde startpagina en dashboard: workspaces
      Zou het niet mooi zijn als uw startpagina niet alleen maar uw startpagina was, maar een mogelijkheid om alle belangrijke informatie met uw collega’s te delen? Om écht samen te werken in één omgeving?

      Dat kan nu met de vernieuwde startpagina en dashboard in Synergy: workspaces. Met workspaces maakt u voor elke afdeling of elk project een cockpit waarin alle informatie dynamisch is. U kunt ook widgets toevoegen aan uw workspace, met externe informatie zoals tweets en video’s. Doordat iedereen met dezelfde informatie werkt, wordt de efficiëntie verhoogd.

      Screen Workspaces

      Alles organiseren zoals u dat wilt
      Met persoonlijke workspaces kunt u informatie middels widgets zelf vormgeven. Ook kunt u collega’s toegang geven tot een specifieke workspace en zo informatie delen, bijvoorbeeld binnen een afdeling of binnen een specifiek project. Alle door u aangemaakte, met u gedeelde of aan u toegewezen workspaces vindt u terug in uw eigen workspaces-collectie.

      Nieuw is ook de zogenaamde ‘embed widget’ waarmee u externe informatie van bijvoorbeeld LinkedIn, een Twitter-feed of een video kunt tonen in een workspace.

      Meer weten?
      Neem dan contact op met uw accountmanager of bel naar Qexpertise via ons telefoonnummer: 088-8881000.

      Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

      Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

      Bel mij terug

      Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




        Parentix en Qexpertise intensiveren samenwerking.

        Parentix en Qexpertise intensiveren samenwerking.

        De samenwerking tussen Parentix en Qexpertise
        Het partnership tussen Parentix en Qexpertise is al meer dan 2 jaar een feit. Waar Qexpertise haar klanten de consultancy op het gebied van Exact software biedt, is Parentix op de achtergrond aanwezig als haar technische partner. Parentix is als technisch partner verantwoordelijk voor de hosting en focust zich op de beschikbaarheid en continuïteit hiervan. Dankzij het partnership worden specialismen aangevuld en kan er één totaaloplossing worden aangeboden aan de klant met Qexpertise als het vaste aanspreekpunt.

        Innoveren op het gebied van Cloud
        De behoefte in de markt naar Exact software in de Cloud neemt toe. Qexpertise en Parentix besluiten daarom de samenwerking te intensiveren om zo een geavanceerde Cloud omgeving aan te kunnen bieden conform gewenste en technische specificaties die bij een moderne Exact omgeving behoren. Qexpertise beschikt daarom vanaf nu over een eigen Parentix Cloud.

        Over Parentix
        Parentix is Cloud Solutions Provider van zakelijke software in de Cloud op laptop, tablet en mobiel, tegen een flexibel maandtarief. Parentix is nummer 1 hosting partner van Exact, bouwer van de Exact Private Cloud, lid van het Microsoft Partner netwerk en beschikt over de Microsoft Gold Hosting status. Daarnaast geeft de ISO27001 certificering en de ISAE2402 Type II verklaring klanten extra garanties op het gebied van veiligheid. www.parentix.nl

        Wilt u weten wat de voordelen of mogelijkheden voor u in de Cloud zijn? Neem gerust contact op via info@qexpertise.nl

        Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

        Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

        Bel mij terug

        Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




          Bewaarplicht facturen

          Bewaarplicht facturen.

          Als ondernemer krijg je op fiscaal gebied te maken met de bewaarplicht van de Belastingdienst. Volgens wettelijke bepalingen moeten ondernemers bij deze regeling alle boeken, stukken en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing, gedurende een periode van zeven jaar bewaren. Onder deze stukken vallen ook de inkoopfacturen. Hoe zit deze bewaarplicht precies in elkaar met betrekking tot de verwerking van facturen en is er een verschil bij het bewaren van digitale facturen en geprinte facturen?

          Hoe lang dien je de facturen te bewaren?

          Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in de administratie. De facturen worden bewaard in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren, mits er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel. De facturen dienen zeven jaar bewaard te worden en moeten binnen een redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. Facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar, dit in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voor belasting voor onroerende zaken.

          In welke vorm moeten de facturen bewaard blijven?

          Zoals hierboven aangegeven dienen de gegevens in de originele vorm bewaard te worden. Onder bepaalde voorwaarden mag je afwijken van deze regeling. Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur bijvoorbeeld, is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is. Bij het overbrengen van gegevens is er sprake van conversie, er mag alleen geconverteerd worden onder de volgende voorwaarden:

          • Alle gegevens worden overgezet
          • De inhoudelijke gegevens worden juist overgezet
          • De nieuwe gegevensdrager is tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar
          • De geconverteerde gegevens kunnen binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt worden

          Uit bovenstaande informatie kunnen we opmaken dat het bewaren en/of uitprinten van digitale facturen overbodig is. De Belastingdienst speelt in op het feit dat steeds meer leveranciers digitale facturen versturen. Voor de controle volstaat ook een digitale factuur mits deze aan alle bovenstaande voorwaarden voldoet.

          Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

          Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

          Bel mij terug

          Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




            Digitaliseren van inkoopfacturen

            Digitaliseren van inkoopfacturen.

            Bij veel organisaties en instellingen worden jaarlijks duizenden inkoopfacturen handmatig verwerkt. Dit is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt van de medewerkers op de administratie. Facturen worden handmatig geboekt en ter controlering en accordering voorgelegd aan de budgethouders, waarna de facturen verdwijnen in het archief. Niet alleen is dit handmatige proces een tijdrovende bezigheid, het is ook erg foutgevoelig. Facturen kunnen kwijt raken en kostbare archiefruimte wordt in beslag genomen.

            Een handmatige factuurverwerking ziet er als volgt uit:

            Digitaliseren van inkoopfacturen
            ImageCapture for Invoices is intelligente software die uw digitale en papieren facturen eenvoudig digitaal verwerkt en boekt in Exact. Doordat ImageCapture naadloos integreert met Exact Globe Next en Exact Financials (Enterprise) is periodieke synchronisatie van de stamtabellen niet nodig. ImageCapture is een product van 20 jaar kennis en ervaring. Niet voor niets mag Scan Sys zich al jaren marktleider noemen op het gebied van inkomende factuurverwerking.Door inkomende facturen geautomatiseerd te verwerken snijdt u deze tijdrovende en kostbare handelingen uit het verwerkingsproces en heeft u altijd inzage in uw administratie.

            Een geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices gaat als volgt:

             
             

            online digitaliseren van inkoopfacturen

             
             
            De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking op een rij:
            • Tijd en kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking;
            • Verwerking van papieren en digitale facturen;
            • Transparante administratie met beschikking over een digitaal archief;
            • Volledige integratie met alle gerenommeerde financiële applicaties en workflow oplossingen;
            • Gegevens worden rechtstreeks uit uw financiële applicatie gehaald, ImageCapture vereist geen periodieke uitwisseling van stamtabellen.
            Geautomatiseerd verwerken en archiveren van inkoop- en omzet facturen

            Specifiek voor het geautomatiseerd verwerken van inkoop en omzet facturen, is ImageCapture for Invoices beschikbaar. Deze variant, biedt de mogelijkheid, op basis van OCR herkenning facturen, welke batchmatig worden gescand of als digitaal bestand meteen worden ingelezen, automatisch te identificeren en te koppelen aan de betreffende crediteur of debiteur, waarna via intelligente OCR herkenning veldposities als factuurnummer, datum, bedragen en dergelijke kunnen worden afgelezen. Het is hiermee niet nodig, eerst voor al uw crediteuren of debiteuren herkenningsmaskers, templates, te moeten definiëren. Herkenning vindt met een zeer hoge graad van herkenning volledig plaats op basis van free form herkenning.

            Bij het lezen van de gegevens vindt een directe controle op de gegevens in Exact Globe plaats, bijvoorbeeld op het eventueel reeds bestaan van eerder verwerkte boekstuknummers en dergelijke.

            Na het verwerken van de facturen, wordt automatisch op basis van beschikbare informatie op de crediteuren of debiteuren kaart in Exact Globe een boekingsvoorstel gedaan, waarbij gegevens als tegenrekeningen, BTW en valuta codes automatisch worden ingelezen.

            Deze tabellen worden automatisch gevuld met de meest actuele gegevens uit Exact Globe en vereist geen periodieke synchronisatie van tabellen via bestandsuitwisseling.

            Vastlegging en beheer van deze informatie in Exact Globe staat centraal.

            Bij het boeken kan de factuur worden verbijzonderd naar meerdere boekingsregels en gebruik van extra rubrieken als kostenplaatsen, -soorten, regel bedragen, project codes etc. wordt volledig ondersteund. Bij facturen, welke nu handmatig naar meerdere boekingsregels worden verbijzonderd, kan ImageCapture deze werkzaamheden in belangrijke mate dit proces versnellen door ook op regel niveau gegevens af te lezen.

            ImageCapture biedt op dit punt talrijke mogelijkheden voor het inlezen van factuur detail gegevens, welke daardoor niet alleen kunnen worden gebruikt voor een vergaand geautomatiseerd boekingsvoorstel met meerdere regels bij kostenfacturen, maar ook een basis, om inkoop order facturen meteen op regel niveau te kunnen matchen met inkoop prijzen en ontvangst aantallen uit Exact Globe.

            In aansluiting op de codering van de factuur, kan deze desgewenst worden geconverteerd naar een volledig doorzoekbaar formaat, waarna de boeking automatisch wordt aangemaakt in de betreffende administratie en inkoop dagboek.

            In combinatie met de fiatteringmodule van Scan Sys kan de gescande factuur vervolgens direct elektronisch ter fiattering worden aangeboden aan de budgethouder, waarna deze elektronisch kan worden gefiatteerd voor betaling.

            Rendement op uw investering

            In het geval van bedrijven waar 3.000 facturen per jaar worden verwerkt, kan de volgende berekening worden gemaakt.

            De minimale besparing per jaar is voor deze bedrijven 3.000 x € 4,50 = € 13.500,- als ze zal gaan werken met Scan Sys ImageCapture for Invoices.

            De kosten voor het afhandelen van een inkoopfactuur zijn moeilijk in te schatten. De afgelopen jaren zijn er veel onderzoeken gedaan naar de kosten voor het afhandelen van één inkoopfactuur. Recent marktonderzoek van Aberdeen, Hackett en Gartner geven de volgende cijfers weer:

            De verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost dan 9 euro;

            • Bij 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt waardoor de verwerkingstijd met 9 dagen toeneemt en de gemiddelde kosten per factuur stijgen boven de 20 euro;
            • De gemiddelde kosten voor factuurverwerking kunnen zelfs oplopen tot 60 euro per factuur;
            • Gemiddeld heeft 47% van de organisaties geen inzicht in het proces, laat staan in de kosten;
            • De financiële administratie besteedt gemiddeld 25% van de tijd aan niet productieve uren zoals beantwoorden van leveranciersvragen en oplossen van geschillen.

            Indien u de kosten voor het afhandelen van een papieren inkoopfactuur in uw organisatie wilt schatten, kunt u rekening houden met de volgende handelingen:

            • Alle handelingen van post openmaken tot en met het boeken van facturen in de financiële administratie;
            • Het terugzoeken naar facturen evenals het beantwoorden van vragen van leveranciers over openstaande facturen;
            • De (lange) behandeltijd waardoor betalingskortingen worden gemist;
            • Fouten die gemaakt worden in bedragen of rekeningnummers en het herstellen van deze fouten;
            • Het archiveren en het bewaren van de factuur.

            Van de huidige kosten die worden gemaakt om een factuur af te handelen, kan ongeveer de helft bespaard worden door dezelfde factuur digitaal af te handelen.

            Meer informatie Digitaliseren van inkoopfacturen

            Wilt u meer informatie hebben over digitaliseren van inkoopfacturen, neem dan vrijblijvend contact met ons op of bel ons op 088 – 888 1000

            Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

            Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

            Bel mij terug

            Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.