Zo neem je productieafval op in je stuklijsten

Verspilde materialen, tijdens het productieproces vormen zij het afval in productie. Binnenkort biedt de Exact software voor Productie de mogelijkheid om productieafval te plannen (op te nemen in de voorcalculatie) en het te registreren tijdens het productieproces (uit te geven in de werkorders).

Wat is productieafval?

Een voorbeeld van productieafval is het verpakken van potten pindakaas. Bij het afvullen van 1.500 potten pindakaas in 12 stuks verpakt in een doos, heb je 1.500 glazen potten nodig, 1.500 deksels, 1.500 etiketten en 125 omdozen. De ervaring leert dat er een aantal glazen potten sneuvelt, er meer etiketten nodig zijn dan 1.500 en dat een paar dozen kapotgaan. Dat betekent dat de kosten van het verpakken van pindakaas hoger zijn dan de netto materiaalbehoefte uit de stuklijst. Daarom is het verstandig om reeds bij de materiaaluitgifte rekening te houden met deze verspilling. De extra materiaalbehoefte is ‘afval’.

Productieafval in de stuklijst

In de stuklijstmaterialen neem je een kolom op voor de productie uitval. Daarin zet je een percentage met de netto materiaalbehoefte. In elke materiaalregel kan je een ander percentage opnemen; bijvoorbeeld 2% meer glazen potten dan de daadwerkelijke productie, maar 4% extra dozen om productie-uitval tijdens het verpakken op te vangen.

Productieafval in de werkorder

Maak je een werkorder aan op basis van een stuklijst met afvalpercentages, dan worden daarbij de geplande aantallen materiaal samengesteld uit de netto materiaalbehoefte, verhoogd met het afvalpercentage. Daardoor houdt de materiaaluitgifte rekening met het geplande afval.

Benieuwd naar deze nieuwe mogelijkheid?
Indien gewenst kunnen wij u hierover adviseren en bij ondersteunen.
Neem hiervoor contact op met uw accountmanager of via kantoor 088-888 1000.

Bron: Exact

De ‘Excellende’ van spreadsheets

‘Problemen Excel’ of ‘Excel Trouble’, voer deze zoektermen in op Google en je wordt overspoeld met zoekresultaten! Herkenbaar? Op zoek naar een passende en efficiënte oplossing voor deze problemen? Lees dan verder.

Gebrekkig versiebeheer en de gevreesde fouten

Vooral op financiële afdelingen leunt men nog altijd sterk op Excel voor rapportages en analyses.
De voordelen spreken voor zicht: laagdrempelig, bijna oneindig veel mogelijkheden, de aanwezige basiskennis en de lage kosten. Alleen daar is dus ook die ‘maar’: de gebruiker heeft binnen Excel enorm veel vrijheid om informatie te ver- en bewerken, middels verwijzingen en formules. Naarmate de complexiteit toeneemt, groeit de kans op fouten evenredig. Eén enkele fout kan op meerdere plaatsen terugkomen, met een onbetrouwbaar rapport als resultaat. Plus de onduidelijkheid als gevolg van gebrekkig versiebeheer! Daar zit niemand natuurlijk op te wachten!

Koudwatervrees?

Onderzoek geeft aan dat maar liefst 88% van alle Excelsheets fouten bevat! Gevolg is dat er dus ook verkeerde beslissingen worden genomen op basis van deze gegevens. Waarom dan toch vasthouden aan spreadsheets? Hier is onder meer sprake van angst om op iets anders over te stappen, koudwatervrees voor het onbekende. Gelukkig is deze angst in dit geval heel simpel te overwinnen!

Overcompleet

Een bijkomend probleem van Excel is dat overzichten vaak overcompleet zijn. We krijgen soms Excelsheets onder ogen die 15 of meer tabbladen bevatten. Wie gaat dat lezen? Vaak zijn medewerkers van de afdeling Financiën uren en zelfs dagen met Excel in de weer. Zij hebben zelf toegang tot actuele informatie in het ERP-systeem en realiseren zich vaak onvoldoende dat andere collega’s hier ook behoefte aan hebben. Met als bijkomende gevaar dat bijvoorbeeld budgethouders, inkopers, verkopers en MT-leden vervolgens hun eigen Excelbestanden gaan maken.

Niet interactief

Doordat veel mensen binnen de organisatie hun eigen Excelsheets maken, ontstaat er een wildgroei aan overzichten, waarbij iedereen zijn of haar eigen waarheid creëert. Omdat Excel niet interactief is, blijkt de toelichtende verklaring niet voor handen wanneer nodig. Resultaat: ‘We komen hier in een volgend overleg op terug’. Dit is natuurlijk niet meer van deze tijd. Informatie moet interactief zijn en vragen moeten direct te beantwoorden zijn op basis van complete en actuele informatie.

Ook op zoek naar een oplossing voor deze ‘Excellende’?

Het antwoord op deze vraag is: “Operational Intelligence”. En laten wij deze geavanceerde rapportage oplossing nou in de vorm van Sumatra bij u kunnen implementeren.

Benieuwd naar de mogelijkheden?
Neem dan contact met uw accountmanager of bel via kantoor 088 888 1000.

Bron: Sumatra

Tijd. Iets waar je altijd een tekort aan lijkt te hebben. Toch is tijd nemen een positief iets, je bent effectiever, creatiever
en je hebt meer lol in wat je doet. Is het geen tijd om in 2020 jouw handelsbedrijf te bevrijden van tijdverslindende
activiteiten die niet rechtstreeks bijdragen aan een gezonde marge?

Als je nooit ergens tijd voor hebt, dan is de kans groot dat je ongezonde stress ervaart.
Herkenbaar? Zoek naar de oorzaken.
Is je magazijn een rommeltje waardoor je niet weet wat je op voorraad hebt en hoe lang het er al ligt?
Wil je scherper inkopen en sneller leveren maar word je bedolven onder papierwerk?
Dan zijn dit signalen dat je maatregelen moet treffen om tijd te winnen in 2020.
Gelukkig is er wat aan te doen, investeer er even tijd in en profiteer vervolgens van de tijdwinst.
Zo werk je slimmer in plaats van harder.

Stap 1. Structureer de processen in je magazijn
Klinkt logisch; een opgeruimd magazijn is de basis van een digitaal magazijn. Toch is dat niet vanzelfsprekend.
In de haast worden binnengekomen artikelen snel weggezet en niet in de stelling waar ze horen.
Of goederen komen op een plek terecht waar er toevallig ruimte is. Op den duur leidt dat tot flinke looproutes.
‘Maar we zijn eraan gewend’, is een veelgehoord argument. Toch moet deze werkwijze veranderen anders win je geen tijd.
Dus wil je dat, structureer je magazijn en zorg dat dit zo blijft.

Stap 2. Breng je gegevens op orde
Stop met bijhouden van lijstjes in Excel. Dit lijkt een onmogelijke opgave, geven groothandels aan omdat de
voorraadadministratie vaak nog in Excel gebeurt, evenals de inkoopadministratie en orderverwerking.
Daardoor duurt de orderverwerking lang, want de voorraadstand is vaak verouderd.
Registreer je voorraden liever in een ERP-systeem waar je ook je orderadministratie,
boekhouding en klantadministratie bijhoudt.

Stap 3. Organiseer je voorraad slim
Waarom zou je alles zelf op voorraad houden, terwijl je het voorraadbeheer ook (deels)
kunt uitbesteden aan een fulfilmentpartij?
Daardoor bespaar je ruimte en heb je minder personeel nodig.
Je betaalt voor die dienstverlening van het bedrijf dat jouw voorraad beheert en de logistiek regelt.
Je leveranciers vragen of ze rechtstreeks aan je klanten leveren, is ook een manier om je
voorraden in toom te houden.
Door de levering te verschuiven naar je leveranciers kun je een assortiment verbreden zonder te
investeren in de fysieke producten zelf.
Houd er wel rekening mee dat de marge minder is omdat de leverancier het meeste werk verricht.
Maar je weet zeker dat je geen voorraadkosten hebt en dat je nooit nee hoeft te verkopen.
Het is dan aan jou om te kiezen voor welke optie je gaat: producten op voorraad hebben of klanten via
dropshipment bedienen.

Stap 4. Professionaliseer je retourverwerking
Steeds meer handelsondernemers krijgen hoofdpijn van teruggestuurde producten nu de
serviceverwachtingen ook in de zakelijke markt stijgen.
Alleen bij veel handelsbedrijven ontbreekt een strak retourenbeleid.
Ga hiermee aan de slag, dan win je tijd en verdwijnt je hoofdpijn.
Dit doe je door klanten te helpen om retourpakketten online aan te melden.
Zo kan de administratieve afdeling controleren wat onder meer de betaalvoorwaarden
zijn geweest en wat de vervolgstappen moeten zijn, nog voordat het pakket in het magazijn is beland.
Wanneer de retourzending arriveert, (richt hiervoor een vaste ruimte in) heeft deze voor
de magazijnmedewerker geen verrassingen meer omdat het pakket al in het systeem bekend is en
eenvoudig kan worden opgezocht.

Het goede nieuws is dus dat er mooie kansen liggen voor tijdsbesparing in 2020.
De vraag is nu: wat ga je met die tijd doen?
Door het volgen van bovenstaande vier stappen heb je tijd om daar eens goed over na te denken. Kijk voor meer informatie naar onze exact producten of erp systemen zoals Microsoft Dynamics.

Bron: Exact Software

Partnersamenwerking

Onze partners ScanSys en Sumatra hebben de handen ineengeslagen om een rapportage tool te ontwikkelen die kan worden ingezet in combinatie met het digitale archief in ImageCapture software.
Directe aanleiding voor de samenwerking is de release van ImageCapture Workflow, de nieuwste ImageCapture-functionaliteit van Scan Sys.

Marijn Hoorn van Sumatra aan het woord:

‘Klanten die werken met ScanSys kunnen met de eigen workflow de Sumatra viewer bestellen.
Hiermee verkrijg je 5 dashboards met alle informatie over het inkoopfacturenproces.
Met deze dashboards heb je inzicht in hoe alles op dat moment reilt en zeilt.
De medewerkers van de financiële administratie hebben een compleet inzicht in de o.a.
facturenstroom, openstaande posten en  hoe lang deze bijvoorbeeld al open staan.’

• vanaf ScanSys versie 8
• toegang voor 5 gebruikers 
• voor de prijs van €1495.00 

Sumatra 

Sumatra Software levert Operational Intelligence, software die verder gaat dan de conventionele vorm van rapportage. Rapporten worden rechtstreeks uit de SQL database(s) opgehaald waardoor een datawarehouse niet nodig is. Medewerkers beschikken hierdoor altijd over realtime data en kunnen hun besluitvorming hierop baseren. Dit resulteert in betere bedrijfsvoering en een sneller reactievermogen voor de onderneming bij veranderende omstandigheden.

ScanSys

Scan Sys ontwikkelt software oplossingen voor de geautomatiseerde verwerking en digitalisering van documentstromen. In september 2018 is de nieuwste toepassing, ImageCapture Workflow, geïntroduceerd. De workflow functionaliteit maakt het mogelijk om facturen niet alleen automatisch te herkennen, boeken en archiveren in de achterliggende financiële applicatie maar ook de digitale fiattering van de documenten in ImageCapture uit te voeren.

Benieuwd wat deze nieuwe rapportage tool voor u kan betekenen? Neem dan contact op met uw accountmanager of met ons kantoor: 088-888 1000

Bron: ScanSys, Sumatra.

Nu we het einde van 2019 naderen kijken we alvast vooruit naar het nieuwe boekjaar 2020.

Om te kunnen boeken in 2020 is het aanmaken van dit nieuwe boekjaar het enige dat je hoeft de doen.
Indien je naast het aanmaken van het nieuwe boekjaar de gehele eindejaarsverwerking wilt uitvoeren, zijn er een aantal zaken waar je op dient te letten.

Deze stappen zijn voor je opgenomen in een handig stappenplan.
In dit stappenplan wordt de financiële eindejaarsverwerking stapsgewijs behandeld.

Klik hier voor het stappenplan.

Bron: Exact Software

Enige tijd geleden hebben wij jullie kennis laten maken met één van onze Exact producten: Exact HR Salaris Plus. Qexpertise kan nu met trots mededelen dat wij twee gecertificeerde consultants in ons midden hebben, te weten Fernando Hermelijn en John Straver.

De voordelen van Exact HR Salaris plus:

• Geniet van volledige cao-ondersteuning, inclusief loonschalen.
• Krijg volledig inzicht in personeelsdossiers. Ook via onze app.
• Heb altijd inzicht in je actiepunten via je werkstroom.
• Houd grip via dashboard en rapportages.
• Personaliseer de software voor teams en afdelingen.

Wil je weten wat dit pakket voor jouw bedrijf kan betekenen? Check dan de Fact sheet Exact Salaris Plus  voor meer informatie of neem contact op met ons kantoor via 088 888 1000.

Voorraden snel up-to-date met nieuwe mobiele app

Exact Online voor Handel en Productie zijn uitgebreid met een mobiele app voor het tellen van je voorraad. Je medewerkers voeren de getelde voorraad per stelling of artikel makkelijk in met de app op hun smartphone. De tellingen komen automatisch in het voorraadsysteem en verwerk je met 1 druk op de knop. Zo is de voorraad snel up-to-date en dus betrouwbaar.

Voorraadniveau onder controle

Veel handelaren en productiebedrijven ervaren onbetrouwbare voorraadniveaus. Daardoor hebben ze hebben een verhoogde kans op omzet- en klantverlies en ervaren dubbele invoer en verschillen. Het ongemak uit zich zichtbaar tijdens de jaarlijkse voorraadtelling. Dat wil je niet, want klanten verwachten een tijdige levering van hun bestellingen. Foutloze voorraadinformatie is daarbij cruciaal. Met de mobiele app Exact Online Voorraadbeheer krijg je de voorraadniveaus onder controle. Het is dus een prima hulpmiddel bij het digitaliseren van je magazijn.

Belangrijkste kenmerken

• Selecteer en registreer voorraadtellingen digitaal op een Android-smartphone.
• Voorraadniveaus van individuele producten zijn direct bijgewerkt na invoer van de telling.
• Vind het juiste product door het scannen van de barcode met de camera van je smartphone.
• Onderscheid voorraadtelling van geplande/cyclus voorraadtellingen.

Hoe werkt het?

Download Exact Online Voorraadbeheer in Google Play. Eenmaal geïnstalleerd en ingelogd, selecteer je het magazijn en de locatie. Daarna ga je de artikelen tellen.

Tip: Scan de barcode van het item met de camera van je smartphone om sneller te tellen en fouten te voorkomen.

Voor een cyclus van geplande tellingen selecteer je eenvoudig in Exact Online de artikelen die je gaat tellen. Net zoals je gewend bent als je een cyclustelling instelt. De app leidt je door het proces door de items in een overzichtelijke lijst te tonen. Begin te tellen en voer de echte voorraadniveaus in de app in. Ben je klaar met tellen, dan open je de voorraadtelling in Exact Online en verwerk je makkelijk en snel de voorraadverschillen. Zo heb je controle over de voorraad.

Belangrijkste voordelen

• Tijdwinst.
  Tel en corrigeer de voorraadniveaus efficiënt en in real time in een operationeel magazijn.
• Foutreductie
  Door directe invoer van je tellingen voorkom je fouten. Je hoeft je tellingen namelijk niet eerst op papier te schrijven en daarna invoeren in het systeem.
• Hogere leverbetrouwbaarheid
  Door het eenvoudige gebruik van de mobiele app, kost het weinig moeite om tussentijds de voorraad te tellen. Zo vergroot je de leverbetrouwbaarheid en voldoe je makkelijker aan de verwachtingen van je klant.

Aan de slag

Enthousiast geworden? Download gratis Exact Online Voorraadbeheer in Google Play door de QR code te scannen en lees de ervaringen van Textielstra.nl met deze app.

Nog geen klant van Exact? De app werkt met de volgende abonnementen:

• Exact Online voor Handel Geavanceerd en Premium
• Exact Online voor Productie Geavanceerd en Premium

bron: Exact Software

Qexpertise ondersteunt al enige jaren de Verenigde Surinaamse Holdingmaatschappij op het gebied van Exact. Dit gebeurt vanuit Nederland, maar ook door de lokale ondersteuning van een consultant op het hoofdkantoor in Paramaribo, Suriname.

In 2017 is Qexpertise gestart met de optimalisatie van de financiële en logistieke (productie/wms) processen binnen Exact Globe Next. Als vervolg hierop is VSH ook gebruik gaan maken van Sumatra voor de financiële rapportages voor het management en diverse (controle) overzichten voor de diverse afdelingen. Een logische vervolgstap was dan ook de inrichting van “het Purchase2Pay proces”, oftewel het proces van bestellen, inkoopfacturen boeken en goedkeuren tot het vrijgeven voor betaling.

Na een selectieproces vanuit VSH is besloten te kiezen voor ImageCapure for Invoices van Scan Sys, een oplossing die naadloos integreert met Exact Globe Next. Een keuze gebaseerd op basis van de uitgebreide mogelijkheden die Scan Sys biedt op het gebied van matching en functionaliteit en op de best gevalideerde manier, via de Exact connectivity client.

De implementatie van Scan Sys is in volle gang en Qexpertise werkt nauw met Scan Sys samen om de eerste Surinaamse klant succesvol te implementeren.

Over VSH

VSH United the dependable engine in varying business branches: Trading, Shipping & Transport, Steel Construction, Foods, Real Estate, Investment and Detergents. Through associated companies, VSH UNITED is also involved in the insurance and hotel business.
We are operating in 4 countries: Suriname (headquarters), Guyana, the United States of America and the Netherlands.

The headquarters in Paramaribo, Suriname provide the strategy, the financial and administrative services and acts as a legal and human resource counsel for all the 14 subsidiaries, which are independent operation companies. (bron: www.vshunited.com/about)

De adviestaak wordt ook voor salarisadministrateurs steeds belangrijker’ en ‘De werkdruk blijft maar stijgen’. Deze constateringen staan in het Trendonderzoek salarisprofessionals 2017 van het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA). Hoe kan je de werkdruk verlagen én tijd winnen voor je adviesrol? Deze 4 tips helpen je op weg.

Tip 1: Lever mutaties digitaal aan

Salarisadministrateurs besteden tussen de 45-60% van hun werkweek aan het verwerken van mutaties, stelt het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2017. Snelle winst verkrijg je door een uniforme digitale aanlevering via een portaal in plaats van per email, WhatsApp, Excel of papier. De salarisadministrateur hoeft zich nu alleen nog maar bezig te houden met uitzonderingen en controles en houdt dus meer tijd over voor advieswerkzaamheden. 

Accountantskantoor Joanknecht, dat maandelijks 4.500 loonstroken verwerkt, heeft deze exercitie succesvol doorgevoerd. Het resultaat: de jaarafsluiting gaat automatisch in plaats van een half uur per klant. Piekmomenten zijn verdwenen omdat de aanlevermomenten met de klant zijn afgestemd. Klanten worden niet opgezadeld met meer werk, want ze moeten sowieso hun mutaties doorvoeren. Alleen doen ze dat nu via een portaal in plaats van verschillende media. Door die standaardisatie heeft de klant inzicht in zijn salarisadministratie.

Tip 2: Gebruik een automatische bankkoppeling

De automatische bankkoppeling is de eerste stap naar automatisering. De praktijk leert dat veel kantoren die niet gebruiken, omdat ze geen betalingen willen doen voor hun klanten. Dit is echter een misvatting. Met de bankkoppeling voer je geen betalingen uit, je zet ze klaar. De klant controleert en accordeert ze zelf. Hij is dus zelf verantwoordelijk voor de betalingen. 

Medewerkers afzonderlijk hun salaris overmaken? Hoeft niet. Moderne software genereert een SEPA-bestand dat je direct kunt importeren in de bankomgeving waardoor de salarisbetalingen klaar staan voor je klant. Bankieren klanten bij ING en Rabobank, dan is zelfs deze handmatig import niet nodig. Dat scheelt niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten doordat handmatige invoer is verdwenen.

Tip 3: Integreer de financiële en de salarisadministratie

Handmatige invoer van alle salarisjournaalposten kost voor een klein administratiekantoor al snel een hele werkdag. Die tijd bespaar je als je boekhouding is geïntegreerd in je salarisverwerking. Je voorkomt fouten en bent geen tijd meer kwijt aan het overzetten van informatie. Die tijdsbesparing is nog groter in combinatie met de bankkoppeling. Een bijkomend voordeel van de integratie van de boekhouding en de salarisadministratie komt naar voren in de werkkostenregeling. 

Financieel georiënteerde mensen hebben vaak geen zicht op de loonkosten terwijl salarisadministrateurs de boekhouding niet scherp hebben. Integreer je deze administraties, dan zijn de kosten die in de financiële administratie zijn geboekt op de grootboekrekening Werkkosten ook zichtbaar in de salarisadministratie. Je ziet direct de boekingen inclusief en exclusief het btw-bedrag. Het is direct duidelijk wat de vrije ruimte is en of je eventueel eindheffing moet betalen. Stuur de werkkosten automatisch mee in de loonaangifte aan het begin of einde van het boekjaar.

Tip 4: Verloon al je DGA administraties tegelijkertijd

Een simpelste salarisadministratie is die van de DGA. Toch zijn veel kantoren elke maand er een hoop tijd aan kwijt. Die tijd gaat zitten in het switchen tussen administraties om de verloningen te doen en dan nog een keer om de aangiftes te versturen. 

Wist je dat je al je DGA-administraties tegelijk kunt verlonen? Selecteren, berekenen, controleren, definitief maken en dan kan de aangifte de deur uit. En de loonstrook? Die wordt automatisch verstuurd of klaargezet in een portaal. Loonaangiftedocumenten, betaaladvieslijsten, SEPA-bestanden worden automatisch verzonden bij de afronding van de verloning.
Bron: Exact