Tijdbesparing, en dus ook kostenbesparing op het declaratieproces. 
Veelal is het declaratieproces nog een handmatig proces dat begint met een papieren bon die op een A4’tje, samen met wat andere bonnetjes, wordt geplakt en via een foto of scan worden ingediend bij de financiële administratie. Het verwerken van deze bonnen is een tijdrovend werk. Denk aan het toetsen van het gedeclareerde bedrag tegen het declaratie beleid aan, het overnemen van de gegevens naar de boekhouding, onleesbare bonnen nabellen, etc.
Veel gehoorde punten zijn:

• Bonnen raken kwijt;
• Typefouten bij het overnemen van de gegevens van de bonnen;
• Declaraties worden meermalen heen en weer gestuurd via mail of gewoon op papier;
• De doorlooptijd van declaratie naar betaling duurt lang;
• Veel tijd kwijt aan toetsen op de geldende declaratie regels;
• Pas zeer laat zicht op de kosten gemaakt in de afgelopen periode;

Door declaratie software in gebruik te nemen, wordt bovenstaand proces een stuk eenvoudiger. Er zijn veel minder handelingen nodig om de declaratie uiteindelijk betaalbaar klaar te zetten. Naast het proces zijn er ook andere zaken die tijd kosten voor de financiële administratie, denk aan het overzicht houden op de uitgaven gedurende de maand, het afletteren van Creditcard uitgaven, boeken van de gemaakte kosten in de boekhouding. Iedereen heeft hier wel een beeld bij.

Exact Softwareheeft voor het declaratieproces een passende oplossing. EXACT SXRP. Door het declaratieproces onder te brengen in EXACT SXRP breng je het declaratieproces terug naar 3 stappen en het brengt veel voordelen met zich mee:

1. Controle op uitgaven gedurende de maand. Je kunt direct ingrijpen wanneer een medewerker te veel kosten maakt gedurende de maand.
2. Creditcardstatements automatisch afletteren.
3. Automatische handhaving van het declaratiebeleid.
4. Vier-ogen-principe.
5. Instellen van maximaalbudget per medewerker.
6. Instellen welke kosten een medewerker mag declareren. Bijvoorbeeld alleen overnachtingen en lunch of diner.
7. Invoer van door de medewerker in te voeren verplichte velden die context meegeven aan de declaratie en ook zo bewaard worden.
8. Naleving van wet- en regelgeving, denk hierbij aan de WKR-ruimte die gebruikt kan worden
9. Integratie met de boekhouding in Exact.
10. Automatische buitenlandse btw-teruggave

Al met al voor de administratie een tijd- en kostenbesparende investering. Maar ook belangrijk, voor de medewerker een simpeler proces waardoor deze zijn geld eerder terug heeft. Dit draagt bij aan tevreden medewerkers. Een win-winsituatie!

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op. Bel ons op 088 888 1000 of mail naar info@qexpertise.nl 

Bron: Exact Software

Actie vereist! Pas uw ImageCapture configuratie nú aan!

Microsoft heeft bekend gemaakt per 1 oktober 2022 te stoppen met basic authentication in Exchange Online voor alle accounts. Veel ImageCapture-gebruikers maken, bewust of onbewust, nog gebruik van deze verouderde authenticatiemethode.

Klanten die binnen ImageCapture gebruik maken van de importmogelijkheden voor facturen en documenten en werken met Office365, moeten voor 1 oktober 2022 een aanpassing doorvoeren in de ImageCapture configuratie. Als je deze aanpassing niet doorvoert, stopt de import per deze datum en kun je niet verder werken. Zorg ervoor dat je bedrijfsprocessen niet plotseling stoppen met werken op 1 oktober en kom op tijd in actie!

In dit Stappenplan staat aangegeven welke zaken er allemaal voorbereid en aangepast moeten worden. Met het stappenplan kun je met/of je IT-beheerder de aanpassingen doorvoeren in de ImageCapture Manager. Als je met een oudere versie werkt (ouder dan 8.11.1) moet de software ook worden geüpdatet.  

LET OP: dit geldt dus alleen als je gebruikt maakt van Scan Sys in combinatie met Microsoft Office365.

Heb je nog vragen of wil je meer weten? Neem dan contact op met je accountmanager of mail naar support@qexpertise.nl

– Bron: Scan Sys

Waarom zou je als klant een Service Level Agreement (SLA) afsluiten?

Voor elk bedrijf of instelling en dus voor jou als klant is het van belang dat het systeem probleemloos werkt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk dat het systeem zowel technisch (door de systeem-engineer) als softwarematig, up to date wordt gehouden.

Bij de klanten van Qexpertise is de software van Exact vaak de bedrijfskritische software. Bij een aantal is Exact gekoppeld aan een branche gerichte oplossing maar bij de meeste van onze klanten wordt de software integraal gebruikt voor alle processen.

Daarnaast worden steeds vaker oplossingen voor Invoice-management, Dynamische Rapportage (BI), HR en Salaris, en koppelingen met derde systemen aan de software van Exact gekoppeld.  
Het is dan ook van groot belang dat er probleemloos kan worden gewerkt met deze software.
Steeds meer klanten kiezen er dan ook voor om een overeenkomst met ons af te sluiten voor preventief onderhoud en regelmatige ondersteuning.
Indien er zich dan toch een calamiteit voordoet is het belangrijk dat er zo spoedig mogelijk iemand ter plaatse is om het probleem op te lossen.

Een dergelijke overeenkomst noemen we een beheerovereenkomst ofwel een Service Level Agreement (SLA). Een SLA is een op maat gemaakte overeenkomst afgestemd op uw wensen en ons advies. Gezamenlijk bepalen we de ingrediënten, om te komen tot het “juiste gerecht”, lees de best passende oplossing voor jou als klant.

Waaruit bestaat het SLA in elk geval:

• Periodiek bezoek van een gecertificeerd Exact consultant, voor het beantwoorden en behandelen van openstaande vragen en issues;
• Uitvoeren van consistentie checks, updates en wanneer noodzakelijke reparaties;
• Tweede lijnsupport vragen (de eerste lijnsupport vragen worden door de helpdesk van Exact beantwoord);
• Het aanmaken, wijzigen van lay-outs en of reports;
• Het binnen 4 uur in behandeling nemen van een storing in geval van ernstige calamiteiten.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een dergelijke overeenkomst en wat het voor jou kan betekenen?
Neem dan contact op met Walther van Gool (Accountmanager Qexpertise Exact)via nummer +31 6 22200938 of via email: walther.van.gool@qexpertise.nl .

Digitale declaratieverwerking met Exact Globe en ImageCapture

Met de komst van ImageCapture 9.2 afgelopen december kunnen gebruikers digitaal declaraties inschieten via de Webclient. Dit kan niet alleen via de desktop, maar ook via een tablet of mobiele telefoon. Hiervoor hebben we een nieuw type user geïntroduceerd – de expense-user;

Een expense-user maakt, bijvoorbeeld via de ImageCapture Webclient vanaf de mobiele telefoon, eenvoudig een foto van een bonnetje. Meerdere foto’s of pagina’s kunnen daarbij worden samengevoegd tot 1 document. Via opgave van de betaalwijze kan de user aangeven of de kosten door hem zijn voorgeschoten, of dat deze zijn betaald met een company pinpas of company creditcard. (Deze informatie kan namelijk sturend zijn voor de verdere afwikkeling van de ingediende bon).

Een efficiënter verwerkingsproces van de onkosten van je medewerkers, dat is waar de digitale declaratieverwerking met Exact Globe en ImageCapture dus onder andere voor zorgt. Door het digitaliseren van het verwerkingsproces van de declaraties worden fouten voorkomen en heb je te allen tijde actuele inzage in de kosten. Geen kwijtgeraakte bonnetjes, te laat ingediende declaraties. Een snellere verwerking van de declaraties en de uitbetaling aan je medewerkers verloopt vele malen efficiënter!

De voordelen van digitaal declareren met Exact Globe kort samengevat:

• Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
• Geen fouten meer die bij handmatig boeken wel ontstaan
• Ook via mobiel of tablet declaraties kunnen indienen en goedkeuren
• Snellere verwerking van declaraties
• Snellere uitbetaling aan medewerkers
• Volledige integratie van ImageCapture met Exact Globe
• Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit in ImageCapture
• Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden in ImageCapture
• Geen limiet of variabele kosten op aantal ingediende declaraties

Benieuwd geworden en wil je de oplossing in actie zien? Klik dan hier!

Wil je meer weten over deze nieuwe feature neem dan contact op met je accountmanager. 
Nog geen klant? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@qexpertise.nl of 088-888 1000.
Wij voorzien je graag van informatie en/of een offerte op maat!

– Bron: Scan Sys

Wil je nog slimmer gebruik maken van je Exact Software? Maak dan gebruik van de Exact Software Trainingen. Tijdens een maximaal 3 uur durende online live sessie geeft een Exact professional een beknopte training om jou wegwijs te maken in de software van Exact (en worden basis onderwerpen behandeld)

In april zal Exact weer een aantal inspirerende Training Webinars organiseren.
Leer alles over hoe ook jij efficiënter met je Exact product kunt werken. Tijdens iedere Training Webinar kun je via de chat vragen stellen, die gedurende de sessie beantwoord worden. Ben je niet beschikbaar wanneer de Training Webinar gepland is? Geen probleem, je kunt ze altijd terugkijken!

Of volg je liever één van de Exact Virtual Classroom Trainings? In deze trainingen wordt er in 2 tot 3 uur één onderwerp behandeld. Ze worden in een virtueel klaslokaal gegeven waar je live vragen kan stellen. Exact biedt talloze trainingen aan die je helpen om meer uit je software te halen. 

Let op: voor de Virtual Classroom Trainings is er een beperkt aantal plekken beschikbaar. Zodra de training vol zit, zal er zo snel mogelijk een nieuwe datum bij gepland worden. Aan de Training Webinars kun je altijd deelnemen.

Mocht je behoefte hebben aan een specifieke training of een team- of bedrijfstraining? Neem dan contact met ons op. Wij verzorgen op maat gemaakte trainingen waarbij je het beste uit jezelf en de Exact Software zult halen! Bel ons op 088 888 1000 of mail naar info@qexpertise.nl

Bron: Exact Software

Integratie met Exact Synergy
Zoektochten naar informatie en documenten in Exact Synergy, dit kan een tijdverslindende klus zijn.  Met Sumatra Fushion integreer je jouw rapportages binnen Exact Synergy. Vanuit de relatie-, artikel- of projectkaart wordt het rapport direct geopend met de juiste gegevens. Je beschikt dus over complete informatie, gepresenteerd in de Exact Synergy omgeving.

Eenvoudig informatie vinden
Exact Synergy is prima geschikt voor het vastleggen van processen en documenten. En met de integratie die Sumatra ontwikkeld heeft is deze informatie dan ook zeer eenvoudig extra overzichtelijk te presenteren. Op een uiterst intuïtieve manier kun je razendsnel alle informatie en documenten binnen Exact Synergy opvragen en inzien. Vanuit de relatie-, artikel- of projectkaart wordt het rapport direct geopend met de juiste gegevens. In één oogopslag wordt informatie uit Exact Synergy, Exact Globe of een combinatie van beide binnen hetzelfde scherm gepresenteerd. Je beschikt dus altijd over realtime en complete informatie binnen jouw Exact Synergy omgeving.

Werk je met meer Exact Globe administraties? Ook deze informatie kun je met Sumatra, zelfs geconsolideerd, presenteren binnen Exact Synergy. Je hoeft dus geen aparte schermen te openen om toegang te krijgen tot belangrijke cijfers.

Met Sumatra Fusion krijgen medewerkers de beschikking over complete, volledig op hun functie afgestemde, informatie. Omdat informatie altijd direct beschikbaar is, wordt niets aan het toeval overgelaten.

Benieuwd wat Sumatra Fusion voor jouw bedrijf kan betekenen?
Neem dan contact met ons op! Je kunt ons bereiken via 088 888 1000 of mail naar info@qexpertise.nl. Uiteraard staat je accountmanager ook voor je klaar!

• Bron : Sumatra Software

Deze maand heeft Scan Sys de Image Capture release 9.3 vrijgegeven. In de nieuwste versie van de ImageCapture software zijn een aantal mooie nieuwe features opgenomen. Eén hiervan lichten we hieronder alvast uit.

Declaratieverwerking
In de oplossing voor declaratieverwerking is de navigatie in de webclient verder geoptimaliseerd. De oplossing is nu gebruiksvriendelijker voor ImageCapture-gebruikers die naast het verwerken van declaraties, ook gebruik maken van de ImageCapture Workflow.

De oplossing voor declaratieverwerking is inmiddels beschikbaar voor een groot aantal bekende ERP-, financiële-, TMS- en CRM-applicaties. Kijk voor een actueel overzicht op de koppelingspagina van Scan Sys.

Wil je meer informatie of de update aanvragen?
Voor meer informatie over Scansys ImageCapture 9.3 kun je vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met je accountmanager. Je accountmanager zal dan samen met jou de mogelijkheden van deze update beoordelen en kijken of je deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren.

Voor nog meer nieuwe features kun je terecht op de site van Scan Sys. 

– Bron: Scan Sys 

Zowel wij bij Qexpertise al bij Exact Software krijgen nog weleens de vraag: ‘waarom een nieuwe versie van Exact Globe? De huidige versie werkt toch goed en waarom zou je dit willen veranderen?’. Dat klopt, maar om in de toekomst ook klanten optimaal te blijven ondersteunen zoals ze nu van de Exact software gewend zijn én zelfs beter, werd het tijd om het product onder de motorkap compleet te vernieuwen. Met als resultaat: Exact Globe+.

Continuïteit voor morgen
Exact Globe Plus heeft een volledige nieuwe technologie. Zo zijn er meer dan 6 miljoen regels code aangepast. Dat klinkt veel en dat is het ook. Maar met deze aanpassingen wordt de continuïteit voor morgen geboden. Op deze manier kunnen de klanten de komende jaren blijven vertrouwen op de cijfers en inzichten uit Exact voor het aansturen van hun bedrijf.

Vernieuwde maar vertrouwde interface
Tegelijkertijd blijft de functionaliteit vertrouwd. Ook de systeemeisen zijn gelijk gebleven. Al heeft de gebruikersinterface wel een upgrade gekregen en ziet het er allemaal fris en overzichtelijk uit. Zo is menustructuur verbeterd en de leesbaarheid van het invoerscherm. Alle informatie is binnen handbereik waardoor werk sneller en efficiënter gedaan kan worden. En alle bestaande gegevens en rapportages uit Exact Globe? Die blijven gewoon werken. De database zelf is niet aangepast, waardoor de data in Exact Globe+ beschikbaar blijft zoals klanten gewend zijn. Daarnaast staan er op de Exact portal handige video’s, waarin de verschillen tussen Exact Globe en Exact Globe+ worden uitgelegd.

Volgende fase: financiele en logistieke modules
De afgelopen maanden zijn tijdens de uitgebreide zogenoemde testfase, Controlled Release, verschillende bedrijven al aan de slag gegaan met de software. De ontvangen feedback hebben gebruikt om Exact Globe+ verder te verbeteren. Zo is er een nieuwe installatiewizard toegevoegd. De nieuwe wizard leidt klanten door een paar stappen om zo eenvoudig de software te installeren. En Exact Globe+ wordt verder gecontroleerd uitgerold.  Zo zijn nu de financiële en logistieke modules van Exact Globe+ beschikbaar. Bedrijven worden door Exact gefaseerd uitgenodigd om met de nieuwe versie aan de slag te gaan. Heb je een uitnodiging ontvangen? Dan kun je direct met Exact Globe plus aan de slag.

Komende maanden 
En wat mogen klanten de komende maanden verwachten? 
Productie, internationale wetgevingen beschikbaar, naast de al beschikbare wetgevingen voor Nederland en België.  Wanneer het beschikbaar is voor jouw bedrijf ontvang je een uitnodiging van Exact.

De standaard software van Exact Globe+ is geheel kosteloos als je bedrijf een geldig onderhoudsovereenkomst heeft of een subscription licentie.

Wil je al meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op! Je kunt ons bereiken via 088 888 1000 of mail naar info@qexpertise.nl. Uiteraard staat je accountmanager ook voor je klaar!

• Bron : Exact Software

Exact presenteert de Winter ’22 Release
Met nieuwe features en product updates kunnen ondernemers efficiënter te werk gaan

Afgelopen maand heeft Exact de Winter ’22 Release gepresenteerd. Een release zoals we van Exact gewend zijn, één vol met nieuwe features, product updates en verbeteringen in onder andere Exact Online en Globe+. De release ondersteunt nog meer automatiseringsmogelijkheden die ondernemers en hun accountants helpen sneller de juiste beslissingen te nemen.

“Bij Exact zijn we continu aan het innoveren om ondernemingen zo goed mogelijk te blijven ondersteunen, zodat zij grip houden op hun cijfers en de juiste beslissingen kunnen nemen. We willen ondernemers en hun accountants faciliteren door repetitieve taken van de boekhouding te automatiseren. Door ondernemers te ontzorgen en te helpen met data-inzichten in de cloud kunnen zij zich op hun business richten”, aldus Joep Hoeks, CPO bij Exact.

Financiële en logistieke modules in Globe+
Wat betreft ontwikkelingen binnen Globe+: de financiële en logistieke modules zijn nu beschikbaar. Om het gecontroleerd uit te rollen, nodigt Exact gefaseerd bedrijven uit om met de nieuwe versie aan de slag te gaan. De komende maanden komen we met modules voor productie en internationale wetgevingen naast de al beschikbare wetgevingen.

is de nieuwe versie van Globe en onder de motorkap compleet vernieuwd met nieuwe technologie. Ook is de gebruikersinterface verbeterd; modern, prettig in gebruik en toch ook weer vertrouwd. Exact Globe+ wordt nu gefaseerd uitgerold voor Nederland en België met boekhouden en logistiek. Daar voegen we komende maanden Productie, WMS en andere wetgevingen aan toe. 

Exact Globe: nieuwe lokalisaties
Met Exact Globe zul je continue beschikken over updates van aankomende wettelijke vereisten in een groot aantal landen. Deze Release bevat veel eindejaarswijzigingen, zodat jij goed voorbereid van start kunt in 2022. Er zijn diverse wijzigingen doorgevoerd voor o.a. Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Portugal, Spanje en Italië. De volledige release notes zijn hier te vinden.

Nieuw uiterlijk Exact Online mobiele app
De Exact Online app krijgt een compleet nieuw uiterlijk en zal gefaseerd beschikbaar komen voor zowel Android als iPhone. De app krijgt een nieuw en fris uiterlijk, met de mogelijkheid de app in donkere modus te bekijken. Deze donkere modus wordt als rustiger voor de ogen ervaren en werkt daarom prettiger. Het was één van de meest gevraagde productsuggesties. De app is ook verder uitgebreid op het gebied van urenregistratie. Het ureninvoerscherm is nog overzichtelijker gemaakt en je kunt ook gewerkte uren bijhouden met behulp van een start-stop timer.

Facturen verwerken onder One Stop Shop-regeling
Verkoop je aan particulieren binnen de EU? Dan heb je sinds 1 juli 2021 te maken met nieuwe btw-regels voor e-commerce die bekend staan als de One Stop Shop-regeling. Het is nu mogelijk om de facturen die hieronder vallen automatisch te registreren via een aparte btw-code en de bijbehorende btw-bedragen te verzamelen via een handig rapport. Zo kun je voortaan makkelijk zien wat je moet invullen in je aangifte.

Zoals je al leest, genoeg te ontdekken in deze nieuwe release! 
Ontdek hier nog meer!

• Bron : Exact Software