Processen vereenvoudigen
Van Dun Advies is een ontwerp- en adviesbureau dat in 1993 werd opgericht door Harri van Dun. Hij bouwde de onderneming in de jaren daarna uit tot een veelzijdig adviesbureau. Van Dun Advies is daarbij voornamelijk actief in het landelijk gebied in de zuidelijke provincies. Ruimtelijke Ordening, Milieu- en Natuurwetgeving is een zeer belangrijke rol gaan spelen in het vergunningenstelsel, zeker in de agrarische sector. Het adviseren op dit gebied is dan ook het specialisme van het bureau geworden.
Daarnaast houdt Van Dun zich bezig met projecten in de woning- en utiliteitsbouw. Begin 2012 heeft Harri van Dun het stokje overgedragen aan Peter Monster, Chris van der Heijden en Fonny van de Heijning, die gezamenlijk de huidige directie vormen. Zij opereren vanuit Someren en Ulicoten met een team van circa 35 medewerkers. Dit zijn onder andere milieuadviseurs, bouwkundigen en architecten. Zij werken samen aan projecten waarbij ze opdrachtgevers ontzorgen op het gebied van vergunningen en bedienen met maatwerk. Om goed om te gaan met grote aantallen van dit soort grote projecten, die soms wel jaren duren, is een goede ondersteuning door IT-oplossingen cruciaal voor Van Dun Advies.
Chris van der Heijden is een van de drie directeuren van Van Dun Advies. Zijn aandachtsgebied daarbij is automatisering en innovatie. Het bureau maakt al jaren gebruik van de software van Exact voor de financiële administratie. In 2010 is daar Exact Synergy bijgekomen. Van Der Heijden vertelt over de ontwikkelingen op softwaregebied: “Wij werkten voorheen met Top Systems en zij hebben in 2010 Exact Synergy (toen nog ASP) bij ons ingericht voor onze projectadministratie. Ons bedrijf zelf en alle processen rondom vergunningen veranderden toen echter in een enorm tempo. We moesten toen al snel concluderen dat de gekozen inrichting van Synergy niet meer aansloot bij de huidige processen. Top Systems heeft daarop Qexpertise bij ons geïntroduceerd in 2013. Qexpertise had meer kennis en ervaring met het inrichten van een veelzijdig pakket als Synergy. We hebben toen besloten om gelijktijdig ook te migreren naar Enterprise, de nieuwste versie van Synergy.
In 2014 is Qexpertise bij ons aan de slag gegaan met de nieuwe inrichting en migratie, en dit werd begin 2015 opgeleverd. Het concrete live gaan hebben we echter even moeten uitstellen, omdat we een paar andere prioriteiten hadden binnen het bedrijf. Maar na de vakantieperiode van 2015 hebben we dit weer opgepakt en we werken er inmiddels voor het grootste deel mee.”
Van der Heijden vertelt verder over de diverse toepassingen van de nieuwe systemen bij Van Dun:
- Finance & invoicing
“Onze complete financiële administratie zit al jaren in Exact Globe. We willen onze inkomende facturen in de nabije toekomst inscannen en automatisch verwerken met een nieuwe, slimme oplossing. Dat staat dus op de planning. De uitgaande facturen hebben we nu aan Synergy gekoppeld met oplossingen van Qics, ook een partner van Exact. In Qics Time en Qics Planner vindt onze urenregistratie plaats en ook de facturatie gebeurt vanuit Qics. Voor de facturatie maakt Qics vervolgens weer gebruik van informatie uit Globe en Synergy, waar het uitstekend mee gekoppeld is. - Projecten in Exact Globe en Exact Synergy
Op dit moment maken we onze nieuwe projecten nog aan in Globe. De registratie van alle projectzaken vindt vervolgens geheel plaats in Synergy. Maar dat gaat binnenkort veranderen. Als we helemaal klaar zijn met alles overzetten, dan verloopt het aanmaken van projecten ook in Qics Planner. Het is nu nog lastig te zeggen wat de voordelen zijn van de nieuwe inrichting. Maar bij het registreren van onze uren merken we wel dat dat een stuk prettiger en makkelijker werkt dan voorheen. Gaandeweg zetten we alles over naar Synergy Enterprise in combinatie met Qics Planner. En vanaf dat moment verwachten wij dat de administratieve processen verder vereenvoudigd zijn. Daar doen we het ook voor en daar hebben we alle vertrouwen in.
Verzoeken en documentbeheer
Verzoeken gebruiken wij wel, maar niet op de manier waarop het oorspronkelijk bedoeld is. Wij gebruiken dat nu nog om onze complete projectregistratie in plaats te laten vinden. Wij maken 1 verzoek aan en daarin hebben wij een aantal datumvelden en een memoveld opgenomen waarin we alles registreren. Maar straks gaan we dat op een andere manier gebruiken zodat we met verzoeken, al dan niet automatisch aangemaakt, bepaalde acties uit kunnen zetten. Alle relevante documenten hangen wij aan de projecten in Synergy. Het is een centrale plek waar iedereen goed bij kan.
Werkstromen
Werkstromen en verzoeken lopen bij ons een beetje door elkaar heen. Ze vormen de basis voor alles wat we nu met projectregistratie doen. Dat gaan we straks ook wat intensiever gebruiken voor het verdelen van taken. We doen dat trouwens op verschillende manieren binnen onze organisatie. Enerzijds met verzoeken in combinatie met de Event Manager. Anderzijds gebruiken we Sumatra, op advies van Qexpertise. Hiermee genereren we handige overzichten en lijsten met actiepunten.
Office Integration
Verzoeken gebruiken wij wel, maar niet op de manier waarop het oorspronkelijk bedoeld is. Wij gebruiken dat nu nog om onze complete projectregistratie in plaats te laten vinden. Wij maken 1 verzoek aan en daarin hebben wij een aantal datumvelden en een memoveld opgenomen waarin we alles registreren. Maar straks gaan we dat op een andere manier gebruiken zodat we met verzoeken, al dan niet automatisch aangemaakt, bepaalde acties uit kunnen zetten. Alle relevante documenten hangen wij aan de projecten in Synergy. Het is een centrale plek waar iedereen goed bij kan.
Standaard CRM
We gebruiken standaard CRM voor het registreren van de NAW-gegevens van onze klanten, met contactpersonen en -gegevens, en de bedrijfstak van de klant. Redelijk basic dus, maar met behoorlijk wat informatie die we kunnen ontsluiten. Als wij bijvoorbeeld een overzicht nodig hebben van alle rundveehouders in een bepaalde gemeente, dan hebben we dat zo paraat.”
Over de rol van partner Qexpertise is Van der Heijden zeer positief: “Voor ons werd al vrij snel duidelijk dat Qexpertise enorm veel kennis heeft van alle Exact software. Het is een zeer professionele organisatie, ze pakken projecten goed en gestructureerd aan. Ze wisten onze complexe situatie goed aan te pakken volgens een vast stramien. Ze hebben een goede analyse gemaakt van die situatie, van de problemen, knelpunten en onze wensen. Daar hebben ze vervolgens een goed plan van aanpak aan gehangen. We hebben tijdens de implementatieperiode 1 of 2 keer per week iemand van Qexpertise over de vloer gehad, zeker in het begin. Uiteindelijk heeft deze intensieve operatie geresulteerd in een inrichting van onze processen waar we nu goed mee kunnen werken.”
