Klaar voor de toekomst
Vaesse is een gespecialiseerde groothandel in grondstoffen en halffabricaten voor de voedingsmiddelenindustrie. Door hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren is het team van Vaess in staat meer te doen met minder mensen. Joris Hermans, directeur Business Development, vertelt wat de uitdaging was en hoe Qexpertise hen heeft geholpen.
Focus op corebusiness
Ons bedrijf kent de voedselwaardeketen als geen ander. Of het nu gaat om het verbeteren van uitstraling, rendement, smaak, houdbaarheid, malsheid, textuur of het etiket, ons team weet wat de eisen en wensen zijn in de sector. Dat is waar we goed in zijn. Toen we besloten de automatisering van de opslag en uitlevering van goederen te automatiseren, was de vraag: zelf doen of uitbesteden? Ons team is relatief klein, omdat we met zo min mogelijk overhead willen werken. Als we het zelf zouden doen, zou de oplossing nooit optimaal zijn. Al snel hebben we besloten om alles wat niet tot onze corebusiness hoort uit te besteden. Qexpertise had ons al eerder geholpen met het maken van een professionaliseringsslag, dus de beslissing om hen opnieuw te vragen was snel genomen.
In 2016 heeft Qexpertise voor ons alle processen in het magazijn geautomatiseerd. Eerst hebben we zelf de organisatie binnen het magazijn ter hand genomen door nieuwe verhoogde stellingen in gebruik te nemen en de gewenste opslaglocaties te bepalen. Met Exact WMS heeft Qexpertise de in- en uitslag van de goederen met behulp van handscanners geautomatiseerd. Ook vinden nu de logistieke handelingen van het op- en afboeken van de voorraad volledig automatisch plaats. Maar daarmee hield de digitaliseringsslag voor ons niet op. Automatiseren is geen doel op zich, maar we willen graag onze processen makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig maken. Daar heeft Qexpertise ons uitstekend bij geholpen.
Schaalbare en toekomstbestendige oplossing
Toen we groeiden, stonden we voor de keuze: de administratieafdeling uitbreiden of de documentenstroom automatiseren. We kozen voor het laatste. Als we nog verder groeien, neemt het aantal facturen alleen maar toe. Door te automatiseren, kies je voor een schaalbare en toekomstbestendige oplossing. Qexpertise heeft in 2020 onze inkoopadministratie verder geautomatiseerd. Door de scanningssoftware van Scan Sys in te zetten, worden de facturen automatisch ingeboekt in Exact. Ook hebben we Qexpertise gevraagd na de overname van het Poolse Agersol de implementatie van Exact bij deze nieuwe vestiging op te pakken. Uitgangspunt hierbij was de inrichting zoals deze is gedaan voor Vaess in Nederland als basis te nemen, en deze aan te passen waar de Poolse wetgeving dit vereist.
Zowel de automatisering van het magazijn als van het inkoopproces, heeft geleid tot verdere digitalisering, minder papier, minder handelingen, besparingen in tijd en geld, meer overzicht en beter inzicht in de actuele voorraad en de resultaten. De inrichting van de Poolse administratie zorgt voor uniformiteit in werken.
Onze samenwerking met Qexpertise verloopt heel prettig. We krijgen precies de support die we nodig hebben, wanneer we die nodig hebben. Zeker omdat we de benodigde kennis niet in huis hebben, is het fijn om te kunnen vertrouwen op de kennis en expertise van een partner. Als iets niet loopt zoals het moet lopen, is het eenvoudig om even contact op te nemen met Walther of Marc. Dan komt er altijd een goede oplossing.
