In 2014 besloot Tim Rijs om in navolging van zijn vader en opa een bedrijfje te starten in de textielbranche. Waar zijn voorgangers hun stoffen en fournituren verkochten op de markt, koos het jongste familielid ervoor om zijn producten uitsluitend online te verkopen. Dat bleek een schot in de roos. Inmiddels is Rijs Textiles B.V. uitgegroeid tot één van de grootste webwinkels in Europa voor kwaliteitsstoffen en fournituren.
Groeispurt
Omdat Rijs Textiles een grotendeels digitaal opererende onderneming is, is het functioneren van de technische infrastructuur van groot belang. Iedere minuut dat de website offline is, of de achterliggende techniek niet werkt, betekent dat er inkomsten worden misgelopen. Door de groeispurt die het bedrijf doormaakte sinds de oprichting, groeide ook de IT-omgeving uit haar jasje en voldeed het niet langer aan de vereiste capaciteit. Daarnaast waren een aantal processen aan vervanging toe. Tim Rijs, oprichter en directeur van Rijs Textiles, was zich hiervan bewust: “Door onze explosieve groei moest een aantal processen gemoderniseerd en geautomatiseerd worden. De honderden orders en facturen die dagelijks vanuit alle hoeken van Europa binnenkwamen, werden namelijk nog handmatig ingevoerd.” Tevens bestond er het plan om een nieuw logistiek systeem te introduceren, waarin gebruik wordt gemaakt van draadloze handscanners. Naast deze aanpassingen gaf Rijs aan behoefte te hebben aan volledige ontzorging van zijn IT-omgeving: “We waren niet alleen toe aan een moderne infrastructuur, maar we wilden ook geen omkijken hebben naar de achterliggende techniek, zodat we ons uitsluitend met onze corebusiness bezig kunnen houden. ”
We hadden niet alleen behoefte aan een moderne infrastructuur, maar we wilden ook ontzorgd worden, zodat we ons volledig met onze corebusiness bezig kunnen houden
Exact Globe in de cloud
Om de bedrijfsprocessen te moderniseren zocht Rijs naar een geïntegreerd systeem dat antwoord kon geven op de vraagstukken waar de organisatie mee speelde. Rijs besloot daarom de hulp van Exact Software in te schakelen. Na een oriënterend gesprek waarin de klantwensen werden besproken, startte Walther van Gool, Sales Consultant, met een uitgebreide situatieanalyse waarin huidige en toekomstige werkprocessen onder de loep werden genomen. Op basis van de situatieanalyse en de klantwens werden een aantal opties geëvalueerd. Samen met Van Gool kwam Rijs tot de conclusie dat Exact Globe de meest geschikte oplossing was. Exact Globe is een door Exact Software ontwikkeld bedrijfssoftwarepakket, dat een totaaloplossing biedt voor de meest uiteenlopende financiële en logistieke processen.
Naast een nieuw ERP-systeem, was Rijs ook op zoek naar een manier om zijn organisatie te ontzorgen. Van Gool en Rijs waren het er snel over eens dat een cloud-oplossing de juiste manier is om dit te realiseren. Daarom werd besloten om de hulp van Parentix in te schakelen. Parentix is specialist in het beheer van Exact software in de cloud Door gebruik te maken van de diensten van Parentix kan Rijs Textiles al haar systemen laten draaien op externe, door Parentix beheerde servers. Zij nemen tevens het beheer en monitoring van alle soft- en hardware uit handen en zorgen dat de laatste updates worden uitgevoerd. Rijs: “Het voordeel van Parentix is dat zij een volledig dienstenpakket bieden. Ze nemen het volledige beheer van ons over. Wij hoeven lokaal geen server te draaien en hebben geen omkijken naar onze technische omgeving. Daarnaast kunnen we maandelijks op- en afschalen indien nodig en we kunnen op ieder moment contact met ze opnemen als zich iets voordoet.”
Implementatie
Een implementatie als deze vraagt om korte lijnen en duidelijke communicatie. De samenwerking verliep vanaf het eerste gesprek gelukkig erg soepel. Rijs: “Ik kon tijdens de samenwerking rekenen op veel betrokkenheid. Het was me direct duidelijk dat de mensen pas tevreden zijn als ik dat ook ben.” Walther van Gool: ‘’Er was eigenlijk direct een klik na het eerste contact, omdat ikzelf ook een verleden heb in de textiel- en fourniturenhandel. Ik vond het erg interessant om te zien hoe Rijs Textiles in slechts drie jaar tijd is uitgegroeid tot een organisatie met klanten in heel Europa. Het was voor ons een erg mooie uitdaging om ervoor te zorgen dat de IT-omgeving mee kan groeien met de huidige status van de organisatie.
Het oude systeem bestond uit een aantal simpele tools, die niet met elkaar synchroniseerden. Deze eenvoudige infrastructuur moest plaats maken voor een volledig geïntegreerd ERP-systeem, welke op een externe cloud-server beschikbaar zou worden gesteld. Nadat de knoop was doorgehakt en er werd gekozen voor Exact Globe vanuit een cloud-omgeving, gingen de drie partijen om de tafel zitten om de verdere invulling te bespreken. Daarna werden de benodigde licenties opgevraagd en kon er daadwerkelijk gestart worden met het implementatietraject.
Waar Qexpertise het eerste aanspreekpunt was richting Rijs Textiles, zorgde Parentix er op de achtergrond voor dat alle technische voorzieningen werden geïnstalleerd, op een door hen beheerde cloud-server. Parentix hield zich dus bezig met zaken als het installeren van de software, het verplaatsen van de data uit de oude database naar het nieuwe systeem, het aanmaken van de juiste gebruikers en het op maat maken van het systeem voor de specifieke behoeften van Rijs Textiles. Vervolgens kon Qexpertise aan de gang met de functionele inrichting van de software. Deze duidelijke taakverdeling zorgde ervoor dat de transitie naar de cloud erg soepel verliep.
Maatwerk
Naast de implementatie van Exact Globe, waren er een aantal maatwerkoplossingen nodig. Zo moest er een connectie worden gemaakt tussen de webshops – die op een externe cloud-server worden gehost – en de database die door Parentix gehost zouden worden. Ook moest een nieuwe verzendoplossing, Transsmart, worden geïntegreerd met het nieuwe ERP-systeem. Daarnaast wilde Rijs gaan werken met een nieuw orderpick-systeem met handscanners, om het logistieke proces te versnellen. Rogier van Nimwegen, Sales Manager bij Parentix: “Dit soort maatwerkoplossingen vragen om flexibiliteit van de technische partner. Door de kennis en ervaring die wij hebben op het gebied van Exact software en onze nauwe band met de softwareleveranciers, wisten wij wat we moesten doen om aan deze speciale verzoeken te voldoen.” Een voorbeeld van een opdracht die om extra aandacht vroeg, was het koppelen van de handscanners en printers in het magazijn van Rijs Textiles aan de database op de server van Parentix. Het is hierbij belangrijk dat de juiste scanners worden geselecteerd, de wifi sterk genoeg is en dat er een VPN-verbinding tussen de printer en de database wordt gerealiseerd.
Resultaat & Toekomst
Rijs: ‘’We zijn erg te spreken over het resultaat. Met de nieuwe infrastructuur kunnen we meer orders afhandelen, met minder personeel. Daarnaast zijn de foutmarges flink gereduceerd en hebben we een beter overzicht over de voorraad, waardoor we beter in kunnen spelen op eventuele piekmomenten. Een voorbeeld van het succes van de implementatie is de afhandeling van internationale facturen. Waar we voorheen de btw-percentages zelf moesten berekenen, is de nieuwe tool in staat om automatisch te detecteren waar de factuur vandaan komt, zodat de juiste btw-code direct wordt geladen. Daarnaast hoeven we ons dankzij de service van Parentix geen zorgen meer te maken over het functioneren van onze IT.”
Ook in de komende jaren verwachten we te groeien, dus we zullen de huidige functionaliteiten van onze IT hoogstwaarschijnlijk binnenkort weer uit moeten breiden. Onze samenwerking is er één voor de lange termijn”, aldus Rijs. Van Nimwegen: “De optimalisatie van de technische infrastructuur is een constant proces. We zullen daarom zonder twijfel met elkaar in gesprek blijven.”