Met meer dan zeventig focusklinieken in Nederland, Scandinavië en Duitsland vormt Bergman Clinics het grootste netwerk voor planbare medische zorg in Nederland. Als manager Informatiemanagement is Mark Snijders verantwoordelijk voor de bedrijfskritische applicaties van Bergman Clinics Nederland. Daarvoor werkt hij samen met zijn eigen team, maar maakt ook graag gebruik van de kennis en ervaring van Qexpertise. In deze case vertelt Mark waarom deze samenwerking zo goed bevalt.
Intensieve samenwerking
Als Manager Informatiemanagement ben ik verantwoordelijk voor applicaties zoals ons elektronisch patiëntendossier en de ‘Mijn Bergman Clinics’-omgeving, maar ook het ERP-, HR-, payroll- en personeelsplanningssysteem. Dat doe ik samen met mijn teammanagers, twee teams van applicatiebeheerders en een businessanalist en waar nodig externe ondersteuning. Advisie {Qexpertise) ondersteunt Bergman Clinics al sinds 2017. Toen ik begon bij de zorgverlener in 2018 leverde de organisatie al een aantal senior consultants. Zij leverden support bij het applicatiebeheer van de businessapplicatie Exact. De laatste jaren zijn daar een paar mooie, afgebakende projecten bijgekomen en is onze samenwerking nog intensiever geworden.
Een fijne, betrouwbare en flexibele partner,
met veel kennis en ervaring
Integratie en uniformering financiële administraties en inkoopsystemen
In 2019 fuseerden Bergman Clinics en NL Healthcare Clinics. Deze fusie had de nodige invloed op de beheersbaarheid van de stamgegevens binnen de verschillende administraties. Dat leidde tot twee belangrijke projecten waarbij Qexpertise ons heeft begeleid. Ten eerste hebben we de financiële administraties samengevoegd. Dat kijkt behoorlijk nauw. Niet alleen is het technisch gezien een uitdaging, het moet ook zodanig worden uitgevoerd dat de accountant eenvoudig inzicht heeft in wat er gebeurd is. Daarnaast zijn we in 2020 aan de slag gegaan met de uniformering en hernieuwde inrichting van ons purchase-to-pay-proces in Exact Synergy Enterprise. Daarbij hebben we twee inkoopsystemen geïntegreerd en gemoderniseerd. Mede dankzij de ondersteuning van consultants zijn beide projecten heel goed verlopen.
Van digitalisering naar automatisering
Nadat we eerst gezamenlijk hebben gezorgd dat alle klinieken met hetzelfde systeem hun inkooporders digitaal konden plaatsen, hebben we in 2022 ons purchase-to-pay-proces verder geautomatiseerd. Dat hebben we specifiek opgepakt met één consultant waar we al jaren mee samenwerken. Dat heeft ertoe geleid dat medewerkers artikelen kunnen scannen in onze KanBan-voorraadkasten. De bestelling komt dan via Exact Synergy bij de juiste leverancier terecht. Vervolgens wordt bij levering de digitale pakbon door het systeem opgehaald. De onderliggende financiële boeking wordt aangemaakt in Exact Globe. De XML-factuur van de leverancier gaat door naar Scan Sys ImageCapture waarin de inkoopfacturen automatisch worden afgehandeld. Dus ook aan de kant van onze financiële afdelingen zijn heel wat handmatige handelingen geautomatiseerd. Mooi ontwikkelingen die zowel in de kliniek als voor de centrale organisatie veel tijd opleveren. Dit hadden we zonder hun kennis niet kunnen realiseren.
Betrouwbaar, flexibel, kennis
De consultants hebben diepgaande kennis van de applicaties die wij gebruiken, zoals Exact Globe Next, Exact Synergy Enterprise, Scan Sys, LucaNet en CIFAS. Maar in de periode na de fusie hadden we ook behoefte aan een ervaren projectleider om alles in goede banen te leiden. Ook die rol hebben ze goed ingevuld. Als ik kijk naar de operationele ondersteuning voor de Exact-software, dan hebben we inmiddels ons eigen team van applicatiebeheerders opgebouwd. De bijdrage is gereduceerd tot één senior Exact-consultant die ons team regelmatig bijstaat. Gelukkig hebben we een goede regeling, zodat we altijd snel kunnen schakelen. Dat werkt in de dagelijkse praktijk heel fijn. Als we enigszins op tijd aangeven wat we nodig hebben, weten ze die behoefte altijd in te vullen. Als ik het moet samenvatten? Een fijne, betrouwbare en flexibele partner, met veel kennis en ervaring.