De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun facturen zeven jaar (onroerende zaken tien jaar) beschikbaar te stellen voor controle. Met Blue10 scan je facturen en andere administratiedocumenten, waardoor ze digitaal worden opgeslagen. In de Blue10 Cloud worden ze dan twaalf jaar lang bewaard, waardoor je voldoet aan deze verplichting. Maar wat doe je eigenlijk met de papieren facturen en bonnetjes die je hebt gescand?
Weg met stapels papier en overvolle ordners
Eenmaal gescand en online opgeslagen hoef je de papieren facturen in principe niet meer te bewaren.
Je kunt met de Belastingdienst afspreken dat je je volledige administratie digitaal bijhoudt, en al je papieren documenten digitaliseert. Hier zitten echter wel voorwaarden aan verbonden, deze zijn door de Belastingdienst opgesteld:
- Alle gegevens moeten inhoudelijk juist overgezet worden;
- De nieuwe gegevensdrager moet tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
- De geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd reproduceerbaar en leesbaar gemaakt kunnen worden;
- Controle van de gegevens moet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.
De voorwaarden die hierboven zijn opgesteld, gelden voor het converteren van papieren documenten naar digitale documenten. Het is hierbij belangrijk dat de originele echtheidskenmerken zichtbaar blijven, zoals kleur, logo en watermerk. Ook de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens zijn essentieel. Voor een factuur is het bijvoorbeeld van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de aangegeven leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet is veranderd.
Zo lang de juist geconverteerde documenten minstens zeven (of tien) jaar beschikbaar zijn voor de Belastingdienst, hoef je je niet langer zorgen te maken over zoekgeraakte facturen en bonnetjes. Alles staat veilig in de Blue10 dienst, en zal daar de komende twaalf jaar blijven. Al je documenten zijn makkelijk terug te vinden in het archief; zo heb je altijd inzicht in je financiële administratie.
De digitalisering van administratieprocessen
Met de mogelijkheid die de Belastingdienst biedt voor het digitaal bijhouden van je administratie, spelen ze in op de veranderingen in de boekhoudwereld. Steeds meer leveranciers versturen digitale facturen, deze allemaal uitprinten en bewaren is dus bijna onbegonnen werk. Uiteraard concludeerde de Belastingdienst dit ook, waardoor ze bovenstaande voorwaarden voor het converteren van documenten hebben opgesteld. Bovendien is het digitaal bewaren van facturen een duurzame oplossing voor je administratieproces; het bespaart een heleboel papier, moeite én tijd.
Benieuwd wat Blue10 voor jou en je bedrijf kan betekenen?
Neem dan contact met ons op. Telefonisch via 088-8881000 of mail naar info@qexpertise.nl
