Als ondernemer krijg je op fiscaal gebied te maken met de bewaarplicht van de Belastingdienst. Volgens wettelijke bepalingen moeten ondernemers bij deze regeling alle boeken, stukken en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing, gedurende een periode van zeven jaar bewaren. Onder deze stukken vallen ook de inkoopfacturen. Hoe zit deze bewaarplicht precies in elkaar met betrekking tot de verwerking van facturen en is er een verschil bij het bewaren van digitale facturen en geprinte facturen?
Hoe lang dien je de facturen te bewaren?
Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in de administratie. De facturen worden bewaard in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren, mits er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel. De facturen dienen zeven jaar bewaard te worden en moeten binnen een redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. Facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar, dit in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voor belasting voor onroerende zaken.
In welke vorm moeten de facturen bewaard blijven?
Zoals hierboven aangegeven dienen de gegevens in de originele vorm bewaard te worden. Onder bepaalde voorwaarden mag je afwijken van deze regeling. Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur bijvoorbeeld, is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is. Bij het overbrengen van gegevens is er sprake van conversie, er mag alleen geconverteerd worden onder de volgende voorwaarden:
- Alle gegevens worden overgezet
- De inhoudelijke gegevens worden juist overgezet
- De nieuwe gegevensdrager is tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar
- De geconverteerde gegevens kunnen binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt worden
Uit bovenstaande informatie kunnen we opmaken dat het bewaren en/of uitprinten van digitale facturen overbodig is. De Belastingdienst speelt in op het feit dat steeds meer leveranciers digitale facturen versturen. Voor de controle volstaat ook een digitale factuur mits deze aan alle bovenstaande voorwaarden voldoet.
