Bij veel organisaties en instellingen worden jaarlijks duizenden inkoopfacturen handmatig verwerkt. Dit is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt van de medewerkers op de administratie. Facturen worden handmatig geboekt en ter controlering en accordering voorgelegd aan de budgethouders, waarna de facturen verdwijnen in het archief. Niet alleen is dit handmatige proces een tijdrovende bezigheid, het is ook erg foutgevoelig. Facturen kunnen kwijt raken en kostbare archiefruimte wordt in beslag genomen.
Een handmatige factuurverwerking ziet er als volgt uit:
ImageCapture for Invoices is intelligente software die uw digitale en papieren facturen eenvoudig digitaal verwerkt en boekt in Exact. Doordat ImageCapture naadloos integreert met Exact Globe Next en Exact Financials (Enterprise) is periodieke synchronisatie van de stamtabellen niet nodig.
ImageCapture is een product van 20 jaar kennis en ervaring. Niet voor niets mag Scan Sys zich al jaren marktleider noemen op het gebied van inkomende factuurverwerking. Door inkomende facturen geautomatiseerd te verwerken snijdt u deze tijdrovende en kostbare handelingen uit het verwerkingsproces en heeft u altijd inzage in uw administratie.
Een geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices gaat als volgt:
De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking op een rij:
- Tijd en kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking;
- Verwerking van papieren en digitale facturen;
- Transparante administratie met beschikking over een digitaal archief;
- Volledige integratie met alle gerenommeerde financiële applicaties en workflow oplossingen;
- Gegevens worden rechtstreeks uit uw financiële applicatie gehaald, ImageCapture vereist geen periodieke uitwisseling van stamtabellen.
Geautomatiseerd verwerken en archiveren van inkoop- en omzet facturen
Specifiek voor het geautomatiseerd verwerken van inkoop en omzet facturen, is ImageCapture for Invoices beschikbaar. Deze variant, biedt de mogelijkheid, op basis van OCR herkenning facturen, welke batchmatig worden gescand of als digitaal bestand meteen worden ingelezen, automatisch te identificeren en te koppelen aan de betreffende crediteur of debiteur, waarna via intelligente OCR herkenning veldposities als factuurnummer, datum, bedragen en dergelijke kunnen worden afgelezen.
Het is hiermee niet nodig, eerst voor al uw crediteuren of debiteuren herkenningsmaskers, templates, te moeten definiëren. Herkenning vindt met een zeer hoge graad van herkenning volledig plaats op basis van free form herkenning.
Bij het lezen van de gegevens vindt een directe controle op de gegevens in Exact Globe plaats, bijvoorbeeld op het eventueel reeds bestaan van eerder verwerkte boekstuknummers en dergelijke.
Na het verwerken van de facturen, wordt automatisch op basis van beschikbare informatie op de crediteuren of debiteuren kaart in Exact Globe een boekingsvoorstel gedaan, waarbij gegevens als tegenrekeningen, BTW en valuta codes automatisch worden ingelezen.
Deze tabellen worden automatisch gevuld met de meest actuele gegevens uit Exact Globe en vereist geen periodieke synchronisatie van tabellen via bestandsuitwisseling.
Vastlegging en beheer van deze informatie in Exact Globe staat centraal.
Bij het boeken kan de factuur worden verbijzonderd naar meerdere boekingsregels en gebruik van extra rubrieken als kostenplaatsen, -soorten, regel bedragen, project codes etc. wordt volledig ondersteund. Bij facturen, welke nu handmatig naar meerdere boekingsregels worden verbijzonderd, kan ImageCapture deze werkzaamheden in belangrijke mate dit proces versnellen door ook op regel niveau gegevens af te lezen.
ImageCapture biedt op dit punt talrijke mogelijkheden voor het inlezen van factuur detail gegevens, welke daardoor niet alleen kunnen worden gebruikt voor een vergaand geautomatiseerd boekingsvoorstel met meerdere regels bij kostenfacturen, maar ook een basis, om inkoop order facturen meteen op regel niveau te kunnen matchen met inkoop prijzen en ontvangst aantallen uit Exact Globe.
In aansluiting op de codering van de factuur, kan deze desgewenst worden geconverteerd naar een volledig doorzoekbaar formaat, waarna de boeking automatisch wordt aangemaakt in de betreffende administratie en inkoop dagboek.
In combinatie met de fiatteringmodule van Scan Sys kan de gescande factuur vervolgens direct elektronisch ter fiattering worden aangeboden aan de budgethouder, waarna deze elektronisch kan worden gefiatteerd voor betaling.
Rendement op uw investering
In het geval van bedrijven waar 3.000 facturen per jaar worden verwerkt, kan de volgende berekening worden gemaakt.
De minimale besparing per jaar is voor deze bedrijven 3.000 x € 4,50 = € 13.500,- als ze zal gaan werken met Scan Sys ImageCapture for Invoices.
De kosten voor het afhandelen van een inkoopfactuur zijn moeilijk in te schatten. De afgelopen jaren zijn er veel onderzoeken gedaan naar de kosten voor het afhandelen van één inkoopfactuur. Recent marktonderzoek van Aberdeen, Hackett en Gartner geven de volgende cijfers weer:
De verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost dan 9 euro;
- Bij 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt waardoor de verwerkingstijd met 9 dagen toeneemt en de gemiddelde kosten per factuur stijgen boven de 20 euro;
- De gemiddelde kosten voor factuurverwerking kunnen zelfs oplopen tot 60 euro per factuur;
- Gemiddeld heeft 47% van de organisaties geen inzicht in het proces, laat staan in de kosten;
- De financiële administratie besteedt gemiddeld 25% van de tijd aan niet productieve uren zoals beantwoorden van leveranciersvragen en oplossen van geschillen.
Indien u de kosten voor het afhandelen van een papieren inkoopfactuur in uw organisatie wilt schatten, kunt u rekening houden met de volgende handelingen:
- Alle handelingen van post openmaken tot en met het boeken van facturen in de financiële administratie;
- Het terugzoeken naar facturen evenals het beantwoorden van vragen van leveranciers over openstaande facturen;
- De (lange) behandeltijd waardoor betalingskortingen worden gemist;
- Fouten die gemaakt worden in bedragen of rekeningnummers en het herstellen van deze fouten;
- Het archiveren en het bewaren van de factuur.
Van de huidige kosten die worden gemaakt om een factuur af te handelen, kan ongeveer de helft bespaard worden door dezelfde factuur digitaal af te handelen.
