Nieuwe btw-regels voor e-commerce in de EU

Declaratieverwerking met ImageCapture van ScanSys.

ImageCapture is intelligente software waarmee je ingediende onkosten- en reiskostendeclaraties van medewerkers geautomatiseerd kunt verwerken en kunt goedkeuren. Daarbij integreert ImageCapture met jouw boekhoudsysteem en maakt gebruik van de aanwezige data om geautomatiseerd een declaratieboeking aan te maken. Door het proces van indienen, controleren en goedkeuren van declaraties te automatiseren, worden fouten voorkomen en wordt er kostbare tijd bespaard op het administratieve proces van declaratieverwerking.

Verwerken van bonnetjes, controleren van reiskosten en het berekenen van declaratiebedragen, met het geautomatiseerde declaratieproces bespaar je op al deze punten tijd.

Gevolg is dat declaraties eerder verwerkt zijn, eerder worden uitbetaald aan de medewerkers en er een actueel inzicht is in de uitgaven. Met ImageCapture is dit proces namelijk te automatiseren, direct vanaf het indienen van een declaratie.

Met een handige app kunnen de medewerkers een foto van de betreffende bon maken of een kilometervergoeding laten berekenen en deze dan ook direct indienen. Alle beschikbare declaratiegegevens worden aansluitend automatisch ingelezen in ImageCapture met de digitale bon of reiskostenberekening als bijlage. Denk bijvoorbeeld aan de bruto- en Btw-bedragen, de datum, betaalwijze, omschrijvingen en meegegeven coderingen. Ook eventuele voorafgaande goedkeuringsinformatie van de declaratie, wordt hierbij direct verwerkt. Dit resulteert in een geautomatiseerd boekingsvoorstel in ImageCapture.

In ImageCapture kan er direct worden beoordeeld of de declaratie na boeking nog aanvullende goedkeuring binnen ImageCapture workflow behoeft en op welke wijze de boeking moet worden aangemaakt.

Dit kan bijvoorbeeld een inkoopboeking zijn waarbij de medewerkers als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling.

Vervolgens kan de declaratie met behulp van ImageCapture Workflow een goedkeuringsproces ondergaan. Hierbij kan er een opmerking of vraag bij de declaratie geplaatst worden. Naast het goed- en afkeuren van de declaratie kan je in het workflow-proces van ImageCapture ook een vraag stellen aan een collega, een opmerking mee geven aan de declaratieboeking of deze delegeren aan een andere collega. Na goedkeuring wordt deze informatie, de zogenaamde audit trail, gekoppeld als bijlage aan de betreffende boeking.

De declaratie kan vervolgens met behulp van ImageCapture Workflow een goedkeuringsprocesondergaan. Hierbij kan de declaratie voorzien worden van een opmerking of vraag. In het workflow-proces van ImageCapture bestaat, naast het goed- en afkeuren van de declaratie, de mogelijkheid om een vraag te stellen aan een collega, een opmerking mee te geven aan een declaratieboeking of deze te delegeren aan een andere collega. Na goedkeuring wordt deze informatie, de zogenaamde audit trail, gekoppeld als bijlage aan de boeking.

De voordelen van digitaal declareren en goedkeuren met ImageCapture software:

· Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties

· Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan

· Koppeling met handige app voor het indienen en goedkeuren van declaraties

· Volledig geïntegreerd met de meest gebruikte financiële systemen en ERP applicaties

· Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit

· Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden

 Heb je naar aanleiding van dit bericht vragen of wil je ondersteuning? Neem dan contact met ons op!
Wij zijn te bereiken via telefoon (088 888 1000), mail (info@qexpertise.nl) of via de chat!

Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Bel mij terug

Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




    Innovatie met ICT, waar liggen jouw kansen?

    Innovatie met ICT, waar liggen jouw kansen?

    Veel bedrijven reserveren tegenwoordig een innovatiebudget en het merendeel van deze bedrijven stelt ook dat dit budget toereikend is. Toch geeft het overgrote deel van de ondervraagden aan dat het niet geheel duidelijk
    is hoe het budget wordt toegekend aan de verschillende initiatieven en het innovatieve klimaat ontbreekt binnen het bedrijf/de organisatie. 

    Hiermee rijst de vraag ‘is het reserveren van budget voldoende om innovatie te stimuleren?’.
    Het antwoord neigt naar nee. Wat vooral van belang is dat je als bedrijf nieuwe ICT-mogelijkheden signaleert en vertaalt naar de mogelijkheden binnen jouw bedrijf. En de randvoorwaarden zijn onmisbaar, want wanneer ken je budget toe en waarom? Daarnaast is de samenwerking tussen ICT en business is cruciaal. En juist daar blijven kansen liggen, veel bedrijven onderkennen het belang van ICT-gedreven innovaties. Waar er vaak medewerkers zijn die zich bezighouden met het identificeren van nieuwe ontwikkelingen worden de gevonden ontwikkelingen
    vaak niet vertaald naar concrete kansen voor de eigen organisatie.

    Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de introductie van een tablet of iPad. Vaak blijft deze gebruikt worden voor generieke toepassingen zoals het lezen en beantwoorden van e-mail. De mogelijkheden om met diezelfde
    tablet de manier van werken te veranderen blijven dan onbenut. Bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van applicaties die gebruikt worden in het primaire proces aan een vertegenwoordiger op werkbezoek zodat hij realtime kan communiceren met de backoffice. 

    Wanneer je als bedrijf ICT-innovaties met impact wilt invoeren, zorg dan voor een goede samenwerking tussen ICT en business bij het identificeren en verzilveren van kansen. Leg niet alleen de verantwoordelijkheid bij de ICT-afdeling om alert te zijn op nieuwe mogelijkheden. Hiermee blijven de waardevolle kansen voor echte innovatie vaak
    onbenut. Want juist de businesskant herkent wat nodig zal zijn en wat dan ook geaccepteerd en geïntegreerd zal worden. Zo loop je als bedrijf dan minder risico dat voorgenomen innovaties niet van de grond komen. 

    Dat veel bedrijven het belang van innovatie met ICT onderkennen is in de huidige tijd een goed teken. Maar met alleen voldoende budget zijn we er dus nog niet, wil innovatie echt succesvol zijn dan moeten ook de organisatorische aspecten, juiste randvoorwaarden en processen gecreëerd worden om die innovatie te kunnen bewerkstelligen. En juist daar gaat nu nog vaak te weinig aandacht naar uit. 

    Wil jij nou innoveren maar zie je door de onbekende bomen het bos niet meer? Ook bij innovatie kunnen wij als Qexpertise ondersteunen. Onze consultants zijn up-to-date met kennis over innovatieve ontwikkelingen en
    getraind in het implementeren van deze mogelijkheden. 

    Bij Qexpertise staat altijd bovenaan dat wij onze klanten 
    maximaal willen ondersteunen in het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het uitvoeren van implementaties.

    Benieuwd naar vernieuwende mogelijkheden? Neem dan contact met ons op via:

    088 888 1000              of               info@qexpertise.nl              of               via de chat!

     

    Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

    Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

    Bel mij terug

    Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.