Besparen door Sumatra Software in combinatie met Exact

Besparen door Sumatra Software in combinatie met Exact.

Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers elke dag 1,8 uur aan het doorzoeken en verzamelen van informatie. Dat is gemiddeld 9,3 uur per week!

Een alom bekende frustratie, nog even wat statistieken opzoeken voordat je naar de desbetreffende klant vertrekt. Want je wilt niet onvoorbereid aankomen. Het opzoeken van de cijfers kost meer tijd dan verwacht, dus met tegenzin vraag je een collega om jou uit de brand te helpen. Waardoor er nu dus twee personen waardevolle tijd kwijt zijn. Vast heel herkenbaar, maar ook onnodig.

Lees verder en ontdek hoe een MKB-bedrijf met 25 medewerkers jaarlijks € 63.250,00 kan besparen.

Een simpele rekensom

Laten we hiervoor een simpele rekensom maken. Stel je bent een MKB-bedrijf met fulltime 25 medewerkers. Dit betekent 225 werkdagen x 8 uur x 25 medewerkers, opgeteld is dat 45.000 uur. Volgens het onderzoek van McKinsey is iedere werknemer dagelijks 1,8 uur tijd kwijt aan het opzoeken van informatie. Stel dat iets meer dan de helft hiervan (1 uur) het opzoeken van informatie uit het ERP- en CRM-systeem betreft, dan gaat jaarlijks 5.625 uur verloren!

Lastige klantvragen

Dat valt bij ons wel mee, denk je nu waarschijnlijk. Maar is dat ook zo? Stel dat een klant belt met de vraag of een product op voorraad is, wat niet zo blijkt te zijn. Vervolgens vraagt de klant wat dan de verwachte levertijd is, en als dat te lang blijkt welk alternatief je kan bieden. En oh ja, hoeveel stuks had de klant vorig jaar ook alweer van een bepaald product besteld? Ondertussen zoek je “snel” nog even de openstaande posten. Het woord snel staat bewust tussen aanhalingstekens, want zo snel gaat het opzoeken van bovenstaande informatie in de praktijk vaak niet. Omdat je vaak meerdere schermen moet openen om de benodigde informatie te kunnen raadplegen, kost dit vaak veel tijd.

De budgethouder

Dan hebben we nog een voorbeeld, en wel de budgethouder, die wil weten of er nog wel budgetruimte is voor een geplande aankoop. In veel budget gestuurde organisaties geldt, dat de benodigde informatie niet voor iedereen beschikbaar is of snel kan worden geraadpleegd. Daarom is de budgethouder vaak aangewezen op informatie die de administratie (periodiek) beschikbaar stelt. Omdat deze cijfers niet actueel zijn, pakt de budgethouder de door hem of haar bijgehouden Excelsheet erbij. Bij twijfel of alles hierin is bijgewerkt, wordt besloten om toch de collega van de administratie naar de meest recente cijfers te vragen. En zo zijn ook in dit voorbeeld twee personen tijd kwijt aan deze zoektocht.

De oplossing

Alle hierboven beschreven informatie wordt geregistreerd in een ERP-systeem zoals Exact Globe  en/of een CRM-systeem zoals Exact Synergy. Deze software is uitermate geschikt voor het invoeren van zaken als klanten, orders en grootboekmutaties. Maar in de praktijk is ERP- en CRM-software veel minder voor het opzoeken en presenteren van cijfers.

En juist daar is Sumatra Operational Intelligence de uitblinker in het overzichtelijk presenteren van relevante informatie. Dankzij de slimme opzet van interactieve schermen, wordt het raadplegen van informatie kinderspel. Zonder complexe handelingen vindt de gebruiker razendsnel de gewenste informatie, inclusief verklarende details.

In de praktijk levert dit een enorme tijdwinst op, omdat gebruikers het scherm nooit hoeven te verlaten om alle relevante cijfers te raadplegen. Deze actuele cijfers zijn ook nog eens via het internet toegankelijk, ideaal als je thuiswerkt of onderweg bent naar een klant.

Kostenbesparing

Uiteraard zal het gebruik van de Sumatra software niet de verloren tijd van 225 uur per medewerker/per jaar volledig opheffen. Maar, stel dat Operational Intelligence de zoektijd halveert. Dit levert per medewerker een besparing van 110 uur op. Bij een gemiddeld uurloon van € 23,00 bespaar je als ondernemer jaarlijks maar liefst € 2.530,00 per medewerker. Voor een bedrijf met 25 medewerkers is dit een jaarlijkse besparing van € 63.250,00. En dit alles wordt mogelijk door slechts een deel van dit bedrag te investeren in de juiste software….

Benieuwd wat wij en de Sumatra software voor u kunnen betekenen?

Neem dan nu contact op met ons kantoor via 088-888 1000 of via de mail info@qexpertise.nl

Bronnen:

Sumatra Software

McKinsey & Company

Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Bel mij terug

Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




    ImageCapture 8.19 is beschikbaar

    ImageCapture 8.19 is beschikbaar.

    Scan Sys brengt meerdere keren per jaar een nieuwe versie van de software uit. Deze maand is release 8.19 beschikbaar gekomen.
    In de nieuwste versie van de software zijn een aantal mooie nieuwe features opgenomen.

    Bijvoorbeeld de mogelijkheid om bestellingen van klanten geautomatiseerd te verwerken tot verkooporder is al enige tijd beschikbaar voor gebruikers van onder andere Exact Globe (hiervoor maak je gebruik van ImageCapture for Invoices & Documents). Nieuw is dat vanaf versie 8.19 ook de externe artikelcodes van de klant automatisch uitgelezen kunnen worden als deze al bekend zijn in de Globe-administratie. Wanneer dit nog niet het geval is, kun je deze direct vanuit ImageCapture verwerken in Exact Globe. Het artikel-stambestand in Exact Globe wordt dan direct bijgewerkt met de externe artikelcode of de EAN-code van de klant.Voor meer informatie over ImageCapture 8.19 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

    Benieuwd naar de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren?

    Bel met ons kantoor via 088 888 1000 of mail info@qexpertise.nl

    Uiteraard staat uw accountmanager ook voor u klaar!

    Bron: ScanSys

    Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

    Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

    Bel mij terug

    Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




      Grip op je bedrijf met volledig geïntegreerde ERP-software

      Grip op je bedrijf met volledig geïntegreerde ERP-software.

      Vijf tekenen dat uw bedrijf toe is aan een ERP-systeem:

      1.    U heeft verschillende software-oplossingen voor verschillende processen

      Denk een paar minuten na over hoe medewerkers van uw bedrijf informatie registreren, bijhouden en verwerken. Gebruiken boekhouders het ene systeem voor vorderingen en schulden en gebruikt de verkoop een ander systeem om klantorders in te voeren? Is het proces van het aannemen van die orders en het uitvoeren ervan en het boekhouden van een tijdrovend handmatig proces? Gebruiken medewerkers in uw magazijn een heel andere oplossing om verzending en ontvangst bij te houden?

      Wanneer verschillende front- en back-end systemen afzonderlijk draaien, kan dit schade toebrengen aan de processen die bedoeld zijn om ervoor te zorgen dat uw bedrijf soepel verloopt. Zonder nauwkeurige gegevens van verkoop kan voorraadbeheer eronder lijden, terwijl het niet hebben van de nieuwste informatie uit de boekhouding een rimpeleffect kan veroorzaken op alles, van marketingbudgetten tot salarisadministratie.

      ERP-software integreert deze systemen zodat elke bedrijfsfunctie afhankelijk is van één database. Met één bron van informatie die nauwkeurige, realtime gegevens bevat, breekt een ERP-oplossing informatielogjams op, helpt het personeel sneller betere beslissingen te nemen en maakt het hun tijd vrij om aan meer hoogwaardige activiteiten te werken, zoals het bedrijf helpen nog sneller te groeien.

      2.    U heeft geen gemakkelijke toegang tot informatie over uw bedrijf

      Als iemand u vraagt wat uw gemiddelde verkoopmarge is, hoelang duurt het dan voordat u erachter komt? Hoe zit het met andere belangrijke prestatiestatistieken, zoals orders per dag of verkopen tot nu toe? Voor bedrijven die vertrouwen op systemen met spreadsheets die voortdurend handmatig moeten worden bijgewerkt en afgestemd, kan het lang wachten zijn.

      Het tempo van het bedrijf is sneller dan ooit tevoren, wat betekent dat werknemers in uw hele bedrijf onmiddellijk toegang nodig hebben tot belangrijke gegevens. Met een ERP-oplossing kunnen leidinggevenden op elk moment een volledig beeld krijgen van de bedrijfsvoering, terwijl andere medewerkers de informatie kunnen krijgen die ze nodig hebben om hun werk effectiever te doen. Verkopers moeten bijvoorbeeld de volledige transactiegeschiedenis van een klant kunnen bekijken en de verlengingspercentages proactiever kunnen verbeteren, terwijl de upsell- en cross-sellmogelijkheden worden vergroot.

      3.    Boekhouden duurt langer en is ingewikkelder

      Vaak komen de eerste opvallende tekenen dat uw bedrijf ERP-software nodig heeft van uw boekhoudafdeling. Als uw werknemers vertrouwen op papieren facturen en verkooporders en elke week uren besteden aan het handmatig invoeren ervan in verschillende boekhoud- en verkoopsystemen, moet u eens een inschatting maken van de hoeveelheid tijd die wordt verspild aan taken die ERP-software aankan.

      Hetzelfde geldt voor financiële rapportage: als het eeuwen duurt om financiële informatie tussen systemen te consolideren of samen te voegen en dat dan ook nog via talloze spreadsheets, kan een ERP-oplossing een aanzienlijke impact hebben. Met alle financiële gegevens in één database hoeven boekhouders geen uren te besteden aan bijvoorbeeld het opnieuw aanmaken van nummers of het handmatig combineren van gegevens. Uw boekhouders zullen productiever zijn en het zal tijd vrijmaken om hun werk op te leveren zonder vertragingen en frustratie.

      4.    Verkoop en de klantervaring lijden

      Naarmate bedrijven groeien, is een van hun grootste uitdagingen vaak voorraadbeheer. Ervoor zorgen dat de juiste hoeveelheid producten op het juiste moment op de juiste locatie is, is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.

      Wanneer verkoop-, voorraad- en klantgegevens afzonderlijk worden bijgehouden, kan dit ernstige problemen veroorzaken binnen uw bedrijf. Als u een populair product niet meer voorradig heeft, is de verkoop uitgeschakeld totdat de volgende zending arriveert. Als een klant belt om te informeren naar een bestelling en werknemers deze niet kunnen volgen om te zien of deze is verzonden of zelfs op voorraad is, begint uw bedrijf een slechte reputatie voor betrouwbaarheid en service te ontwikkelen.

      Met een ERP-systeem hebben medewerkers op elke afdeling daarentegen toegang tot dezelfde, actuele informatie. Klantgerichte vertegenwoordigers moeten vragen van klanten kunnen beantwoorden over de bestel- en verzendstatus, betalingsstatus, serviceproblemen, enz., zonder dat ze de telefoon hoeven op te hangen en contact moeten opnemen met een andere afdeling. Sterker nog, klanten moeten gewoon online naar hun account kunnen gaan en statusinformatie kunnen bekijken. Ondertussen kan de magazijnmanager zien dat de voorraad laag wordt en kan hij opnieuw bestellen.

      5.    Uw IT-beheer is te complex en tijdrovend

      Een van de grootste nadelen van het hebben van meerdere systemen in uw bedrijf is dat IT-beheer een nachtmerrie kan worden. Het aanpassen van deze systemen, het integreren ervan en het onderhouden ervan met patches en upgrades is complex en zeer zeker niet efficiënt.

      Als uw lappendeken van systemen verouderde bedrijfssoftware bevat, kunnen systeemupgrades meer problemen opleveren dan ze waard zijn. Deze updates zijn niet alleen duur en tijdrovend, maar ze kunnen ook aanpassingen ongedaan maken die door IT-medewerkers zijn geïmplementeerd. Daarom is het geen verrassing dat twee derde van de middelgrote bedrijven verouderde versies van hun bedrijfssoftware gebruiken.

      In plaats van meer software en complexiteit toe te voegen aan een al ineffectief systeem, kan ERP-technologie u de flexibiliteit geven om snel in te spelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Daarom is het van cruciaal belang om een Cloud gebaseerde ERP-provider als Exact te selecteren. Met Exact zijn systeemupdates geen probleem meer en zijn nieuwe functies eenvoudig toe te voegen naarmate uw bedrijf groeit en verandert.

      Bij Qexpertise hebben wij dé expertise in huis om u te voorzien van het juiste ERP-systeem.

      Wilt u meer weten? Neem dan contact op via 088 888 1000 of info@qexpertise.nl

      Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

      Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

      Bel mij terug

      Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.




        ConnExact: De koppeling tussen Exact Globe en Microsoft Dynamics 365 CRM

        ConnExact: De koppeling tussen Exact Globe en Microsoft Dynamics 365 CRM.

        Ervaar de voordelen van een automatische integratie tussen Exact Globe Next en Microsoft (MS) Dynamics 365 CRM. Bij veel organisaties bestaat de wens voor een efficiënte en goede CRM oplossing. Dit hoeft niet altijd de CRM oplossing te zijn van de huidige ERP omgeving. Bij tevredenheid en jarenlang gebruik van Exact Globe Next komt het vaak voor dat men een oplossing wenst in combinatie met MS Dynamics 365 CRM aangezien men al veel gebruik maakt van de Microsoft 365 oplossingen. Een voordeel hierbij is de uitgebreide mogelijkheden en naadloze Office 365 integratie met MS Dynamics 365 CRM.

        Voor deze klanten heeft Qexpertise een bouwsteen ontwikkeld die zorgt voor een volledig geautomatiseerde integratie / connectie tussen MS Dynamics 365 CRM en Exact Globe Next. De bouwsteen die deze connectie tussen de twee systemen verzorgt wordt geleverd onder de naam ConnExact en heeft o.a. de volgende voordelen:

        • Uw Systemen zijn naadloos geïntegreerd. Dankzij BI directionele mogelijkheden van de ConnExact connector is het dubbel invoeren van data overbodig.
        • Dynamics 365 CRM is leidend voor o.a. de informatie betreffende uw Relaties & Contactpersonen en offertes.
        • Daarnaast kan eventueel ook automatisch een order worden ingeschoten in Exact Globe Next na een gewonnen offerte vanuit Microsoft Dynamics 365 CRM.
        • U kunt ook zonder problemen uw offertes opstellen in Dynamics 365 CRM met de laatste artikelen en informatie (samengestelde) artikelen en prijslijsten uit uw Exact Globe Next omgeving; Synchronisatiefrequentie kunt u zelf per onderdeel bepalen en kan zelfs realtime.

        De connectie wordt tot stand gebracht door een web API gecombineerd met onder andere een HTTPS- certificaat, het certificaat is nodig voor een veilige verbinding. Qexpertise zorgt voor de volledige installatie, inrichting en uiteraard inclusief een serveraccount met Globe- toegang waarop de API kan draaien.
        Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Qexpertise 088 888 1000.

        Qexpertise ondersteunt in het optimaliseren van bedrijfsprocessen

        Wij nodigen je graag uit voor een inspirerende kennismaking. Wil je meer informatie over een van onze services of ben je op zoek naar Exact of Microsoft Dynamics expertise? Laat een bericht achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

        Bel mij terug

        Vraagstuk, probleem of uitdaging? Wij denken graag met u mee.